Consejos para facturar y cobrar servicios de redacción a clientes de otros países (incluye plantilla gratis)

Más de la mitad de los redactores freelance trabaja para clientes de otros países. Es algo positivo, aunque plantea algunas dudas: ¿cómo emitir una factura para un cliente que está en el extranjero? ¿Cuál es la mejor forma de recibir el pago sin que te descuenten elevadas comisiones y cambios de divisa? ¿Hay que adoptar precauciones especiales al trabajar para clientes de fuera? En este artículo te cuento cómo hacerlo y te ofrezco una práctica plantilla gratuita.

facturar a clientes de otros paises

Uno de los datos que más me ha llamado la atención en la reciente Infografía del Redactor Freelance es que el 53% de los encuestados trabaja para clientes de otros países. Me parece una noticia muy positiva, ya que por mi experiencia los clientes de fuera generalmente valoran más el trabajo de redacción de calidad, no regatean con los precios y aceptan con mayor facilidad el pago por adelantado del total o de una parte de la factura, como recomiendo siempre para protegernos.

Sin embargo, trabajar para clientes de otros países plantea un problema nuevo: ¿cómo emitir una factura para un cliente del extranjero? Os voy a explicar cómo lo hago y, al
final del artículo, también ofrezco una práctica plantilla gratuita que te puede servir.

Facturar a un cliente de otro país: sin IVA ni IRPF

Como es sabido, en las facturas que emitas para clientes de España hay que aplicar un porcentaje de IVA (actualmente el 21%) y una retención de IRPF (generalmente el 15%). 

Sin embargo, en los clientes que están en el extranjero no se aplican estos cargos, porque no tienen la posibilidad de liquidar el IVA y retener el IRPF con la Hacienda española. 

Por lo tanto, la forma de facturar a estos clientes es:

  1. Emites una factura sin IVA ni IRPF (es decir, poniendo estos valores a cero).
  2. El resto de la información que debe incluir la factura es igual: datos de facturación del cliente y el número de VAT (IVA) si lo tiene, o bien el número de identificación fiscal o el equivalente al CIF o al NIF en su país de origen.
  3. Al finalizar cada trimestre, rellenas y presentas en Hacienda el modelo 349, que es una declaración informativa donde se reflejan las compras o ventas de bienes o servicios realizadas dentro de la Unión Europea por los empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad económica habitual, como se explica aquí.
  4. Al final de cada trimestre, declaras también el IVA de estas operaciones en la liquidación del IVA con el modelo 303, poniendo las ventas a clientes del extranjero en el apartado correspondiente del formulario (intracomunitarias, exportaciones, Canarias, etc.). También debes ponerlo en la liquidación anual del IVA con el modelo 390.
  5. Al acabar el año, en la declaración de la Renta debes reflejar el IRPF correspondiente a los ingresos recibidos de clientes de otros países a los que no repercutiste la retención correspondiente. Esto puede provocar que, si facturas mucho para otros países, al final del ejercicio debas pagar el IRPF de esas facturas, por lo que la declaración de la Renta te saldría a devolver, en lugar de a cobrar.
    España.

¡Y listo! He de precisar que los pasos 3 y 4 me los hace mi gestor, por lo que no me he extendido mucho en ellos. La cuestión fundamental con la que debes quedarte es que, para facturar a clientes de otros países, no tienes que cobrarles IVA ni IRPF, pero luego sí debes incluirlos en tus liquidaciones de IVA y de IRPF para que todo sea legal. La otra opción fácil es no emitir factura, pero como he dicho otras veces trabajar en negro es cortarse las alas antes de empezar a volar.

Una cosilla más: algunos clientes me piden que incluya en mis facturas la mención de que los impuestos correspondientes debe liquidarlos el prestador del servicio. Esto se debe a una cuestión técnica que se denomina “inversión del sujeto pasivo  del IVA” y que está relacionado con el hecho de que no les estés cobrando el IVA a ellos. 

Ningún problema al respecto, ya que eso es exactamente lo que hay que hacer: no aplicar IVA, IRPF ni otros impuestos o recargos en las facturas al extranjero, y luego declarar los ingresos y pagar los impuestos que haga falta a la autoridad fiscal de tu país.

IMPORTANTE: del mismo modo, una empresa de otro país no puede retenerte parte del dinero de tu factura en concepto de IVA, IRPF u otros impuestos (como hacen por ejemplo algunas empresas españolas que contratan a freelance de otros países). Este dinero nunca lo podrás reclamar o desgravar al estar en otro país. Por lo tanto, la empresa se lo quedará.

Plantilla gratis para facturar a clientes de otros países

Para facilitarte la tarea de emitir facturas a clientes de otros países, a continuación puedes descargar el modelo de factura que utilizo habitualmente para los clientes extranjeros (está en inglés y es modificable para que puedas cambiar lo que quieras). Puedes acceder a ella en el apartado de Descargas. ¡Espero que te sirva!

Consejos para trabajar con clientes de otros países 

Además de la facturación, algo más complicada, trabajar para clientes en el extranjero también plantea otra serie de cuestiones que es conveniente tener en cuenta. A continuación te resumo algunos consejos que he aprendido a partir de mi experiencia.

Pide al menos el 50% de la factura por adelantado 

Si reclamar a un cliente que no paga de España ya es complicado, cuando se trata de un cliente extranjero se vuelve casi imposible. No es posible usar atajos como el procedimiento monitorio y el coste de una reclamación judicial en otro país es tan elevado que no vale la pena. Con más razón que nunca, te recomiendo no empezar a trabajar hasta haber cobrado al menos el 50% de la factura (y si puede ser el 100%). Si el cliente no está conforme, explícale que así lo haces cuando trabajas para otros países.

Especifica cuál será el medio de pago

Las dos opciones más prácticas para recibir pagos desde el extranjero son Paypal o transferencia bancaria, por este orden. Con Paypal puedes cobrar al instante desde prácticamente cualquier país, aunque debes tener en cuenta que la empresa Paypal te retendrá un pequeño porcentaje del pago. Puedes ver las comisiones que aplican aquí. En cuanto a la transferencia bancaria, al ser una operación internacional genera comisiones que pueden ser bastante elevadas y además requiere disponer de una cuenta que permita realizar transferencias internacionales, algo que generalmente solo suele estar al alcance de las compañías medianas y grandes.

Aclara quién asumirá las comisiones

En uno de los primeros trabajos que realicé para una empresa en el extranjero (una agencia de Nueva York) el cliente me mandó una transferencia con el pago al terminar el trabajo, pero la cantidad que recibí fue significativamente inferior a la acordado. ¿Qué ocurrió? Resulta que la entidad bancaria descontó del pago las comisiones aplicadas a la transacción. Reclamé a la empresa y esta se lavó las manos diciéndome que siempre lo hacían así y que debía haber preguntado antes (una prueba de que hay clientes caraduras en todas partes). ¿Solución? En todos los presupuestos que mandes a clientes en el extranjero, indica claramente que las comisiones y gastos de las transferencias o la forma de pago elegida debe abonarlas el cliente o bien se sumarán a la tarifa acordada.

Ten cuidado con el cambio de divisas

Al preparar presupuestos o facturas para clientes de otros países, especifica que tus tarifas están indicadas en euros y que el cliente debe abonar la cantidad correspondiente de su moneda local que equivalga al importe en euros. Esto es especialmente importante cuando facturas a clientes de países cuya moneda tiene un cambio desfavorable respecto al euro, como puede ser el dólar de Estados Unidos y la mayoría de las monedas de Latinoamérica. En cambio, tengo clientes en Reino Unido que me pagan en libras la misma cantidad que yo les facturo en euros, por lo que salgo ganando con el cambio porque una libra vale ahora 1,20 euros aproximadamente. Averigua también si la entidad financiera a través de la cual recibirás el pago te cobrará comisión por convertir el dinero de otra moneda a euros. 

¿Trabajas para clientes de otros países? ¿Les haces facturas?¡Cuéntanos tu experiencia!

Comentarios

  • Gregorio Marrero
    18 abril 2022 at 11:42

    Hola Roger,
    Con el Brexit que tanto han cambiado las cosas a la hora de facturar a un cliente eI Inglaterra?

    Gracias

    • Roger Garcia - Redactor Freelance
      18 abril 2022 at 13:22

      En principio se mantiene todo igual.

      Al ser un cliente de fuera de España, las facturas tienen que ir sin IVA y sin retención.

      Otra cosa es que los pagos pueden ser un poco más lentos al haber salido del espacio económico europeo.

      Pero yo no he notado ninguna diferencia con mis clientes en el Reino Unido, excepto en algún caso que han optado por trasladar su sede a Irlanda o al continente.

      Saludos

      • Gregorio Marrero
        21 abril 2022 at 11:15

        Como residente en España es necesario también tener un numero VAT o solo con el NIF es suficiente?

        Gracias

        • Roger Garcia - Redactor Freelance
          22 abril 2022 at 09:37

          En principio con el NIF es suficiente, yo trabajo para clientes de varios países y nunca me han pedido nada diferente.

          Saludos

  • Esther Romero
    2 diciembre 2021 at 19:54

    Yo soy española y trabajo como freelance para una empresa estadounidense de traducción. Tengo que darme de alta como autónoma y me gustaría encontrar un gestor que tenga experiencia en esta clase de contabilidad para que me asesore y lleve mi contabilidad y delacariones. Alguna sugerencia?
    Muchas gracias

    • Roger Garcia - Redactor Freelance
      8 diciembre 2021 at 09:25

      Hola Esther:

      No puedo recomendarte a ningún gestor, pero te comento algunas cosas a partir de mi experiencia en el tema.

      El principal problema de facturar a clientes en el extranjero es que las facturas no llevan IVA ni IRPF. Si la mayoría de tus facturas son de este tipo (sin ninguna retención), puede ser recomendable realizar algunos pagos a cuenta trimestralmente para que luego no se te acumule una gran cantidad a pagar cuando hagas la declaración de la renta.

      También hay que dejar claro con el cliente quién asume el coste de la conversión de divisas y de las transferencias internacionales.

      Finalmente, vigila también que no te apliquen automáticamente alguna retención por impuestos americanos como hacen Google o Amazon.

      Saludos

  • Redactor Freelance
    26 marzo 2018 at 07:15

    Hola Pilar:

    Creo que no deberían aplicarte esa retención ya que al ser otro país extracomunitario no hay posibilidad de recuperar ese dinero aunque lo incluyas en tu declaración.

    Te recomiendo consultarlo con la delegación de Hacienda de tu zona a ver qué te dicen.

    ¡Saludos!

  • Unknown
    25 marzo 2018 at 11:15

    Hola!Tengo que facturar a una empresa en Ecuador. La factura que yo emito al ser un servicio extracomunitario va sin IVA ni IRPF, sin embargo, desde allí me indican que me van a retener un 25% de impuesto a la Renta. Mi duda es ¿Tengo que indicar esta retención en mi factura? o ¿Que debo hacer a la para indicar en hacienda que me han retenido ese porcentage desde Ecuador?

  • Redactor Freelance
    22 septiembre 2016 at 14:23

    Hola Ivan:

    seguramente lo que más te conviene en este caso es una cooperativa de autónomos.

    Si buscas en Internet encontrarás mucha información sobre el tema.

    ¡Saludos!

    Roger

  • Ivan
    21 septiembre 2016 at 16:09

    Hola buenas tardes tengo una pregunta, pero es a la inversa. Soy español pero tengo residencia fiscal en el extranjero, y pienso continuar viviendo fuera, en un pais fuera de la unión europea, voy a prestar servicios (por internet) a una empresa española, por varios meses o incluso años, pero me dice esta empresa que para pasar la fractura, debo darme de alta como autonomo, quisiera saber si tienes conocimiento de que alternativas tengo, muchas gracias.

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