¿Quién te ha robado tu tiempo? Consejos de productividad extrema para freelance
Los redactores freelance trabajamos más horas que los empleados por cuenta ajena. Pero, aunque le dediques un montón de tiempo cada día, seguramente te pasa como a mí: nunca consigues ponerte al día con todos los temas pendientes. Eso supone un nivel constante de estrés y el riesgo que quedar mal con tus clientes. Así que hace tiempo que decidí aplicar a mi trabajo de redactor algunas medidas de productividad un poco radicales, pero que me funcionan. ¿Te las cuento por si te sirven?
El día de la marmota
Te levantas una mañana, miras el
calendario… ¡y resulta que ya estamos a fin de mes! Te ha vuelto a pasar: apenas te quedan unas pocas
horas para cumplir las entregas mensuales con tus clientes fijos, acabar ese
encargo que llevas días posponiendo, preparar las facturas…
Puede que en ese momento te
preguntes, como el gran Joaquín Sabina:
O, en el caso de un freelance:
«¿Dónde han ido todas esas horas
que he dedicado a trabajar?»
Porque nadie puede decir que no
le echamos horas. Según la «Radiografía del Freelance» de LanceTalent, los freelance trabajan de media más
horas que los profesionales por cuenta ajena. Cerca del 31 % dedica a su trabajo
más de 40 horas semanales. Además, el 66 % trabaja a tiempo completo como freelance,
lo que a menudo incluye largas jornadas de lunes a viernes, fines de semana e
incluso noches.
Entonces, ¿cómo es que raramente
conseguimos terminar todo el trabajo a tiempo?
Mi horario de trabajo como freelance
En mi caso particular, tengo por
regla general no trabajar de noche, pero entre semana normalmente estoy pegado
al ordenador de 9 de la mañana a 6 de la
tarde. También trabajo muchos sábados por la mañana e incluso algunos
domingos por la tarde. Hago solamente 15
días de vacaciones y raramente me cojo algún puente o festivo, excepto los
“imprescindibles” como Navidad y Fin de Año (también me ha tocado trabajar
alguna vez).
Eso sí, el hecho de ser freelance me permite no tener que pedir permiso a nadie para acompañar a mi pareja al médico o hacer gestiones; irme a visitar a la familia unos días; o escaparme un fin de semana con los amigos de vez en cuando.
Eso sí, el hecho de ser freelance me permite no tener que pedir permiso a nadie para acompañar a mi pareja al médico o hacer gestiones; irme a visitar a la familia unos días; o escaparme un fin de semana con los amigos de vez en cuando.
Puede parecer una barbaridad de horas,
pero cuando trabajaba para otros tampoco tenía mucho tiempo libre.
En mi último
empleo por cuenta ajena, una startup del sector tecnológico, salía de casa a las 8 de la mañana y volvía
a las 9 de la noche. Cuando tenía algún viaje, me pasaba dos o tres días
sin pisar mi casa, trabajando incluso en el avión o en el hotel por la noche. En la oficina, nadie se
atrevía a marcharse antes de que el jefe hubiese dejado su despacho. Y si tenía
alguna ocurrencia de última hora, te decía “No te vayas, que cuando acabe esta
reunión tengo que comentarte una cosa”. Y eso podía implicar quedarte allí
hasta medianoche, esperando a que te llegara el turno de ser atendido.
Yo lo odiaba. No me importa
trabajar muchas horas, pero quiero ser
el dueño de mi tiempo. No me da la gana que nadie decida por mí si esta
tarde acabaré de trabajar a las seis o a las diez de la noche. Ni tener que
negociar cuándo me voy de vacaciones.
Por eso me hice freelance. Ahora
trabajo tantas o más horas que antes, pero soy más feliz. Yo decido cómo
organizo mi tiempo. Y dado que tampoco estoy dispuesto a que los
clientes manejen mi horario a su antojo, desde hace unos años aplico unas
medidas de productividad un poco extremas, pero que a mí me han permitido
evitar pérdidas de tiempo y poder dedicar la mayor parte de mi jornada a lo realmente importante: escribir.
(NOTA: si estás empezando, estas
medidas pueden ser contraproducentes en tu fase de lanzamiento como copywriter freelance.
Antes de pasar al nivel extremo, te recomiendo echar un vistazo a estas medidas
de productividad básicas para los principiantes).
Medidas extremas para que no te hagan perder el tiempo
Hay un concepto de productividad
que me encanta: los llamados «ladrones
del tiempo».
Son todos aquellos aspectos que te roban tiempo de trabajo, a menudo unos pocos minutos cada vez, pero que se van acumulando hasta desbaratar por completo tu jornada de trabajo. Cuando oí hablar de este concepto, me puse a pensar en cuáles eran los ladrones del tiempo en mi trabajo como redactor freelance. Y decidí eliminarlos a toda costa. ¿Trabajas muchas horas, pero no llegas a todo? Echa un vistazo a estas medidas de productividad extrema para freelance. Aviso: ¡son un poco radicales! Clic para tuitear
Son todos aquellos aspectos que te roban tiempo de trabajo, a menudo unos pocos minutos cada vez, pero que se van acumulando hasta desbaratar por completo tu jornada de trabajo. Cuando oí hablar de este concepto, me puse a pensar en cuáles eran los ladrones del tiempo en mi trabajo como redactor freelance. Y decidí eliminarlos a toda costa. ¿Trabajas muchas horas, pero no llegas a todo? Echa un vistazo a estas medidas de productividad extrema para freelance. Aviso: ¡son un poco radicales! Clic para tuitear
Aquí va la lista de mis enemigos
de la productividad, que posiblemente sean también los tuyos, y las formas en
que he conseguido librarme casi totalmente de ellos.
Deja de mirar el correo electrónico todo el rato. Por mi trabajo como copywriter,
proyectos de mis clientes y temas personales, tengo media docena de cuentas de
correo electrónico. Cada vez que miro la bandeja de entrada, hay algún mensaje
nuevo. Hay días en que puedo recibir cerca de 50 mensajes nuevos. Si me
dedicara a mirar y contestar al instante cada mensaje nuevo que llega, no haría
nada más en todo el día. De modo que tengo desactivadas todas las notificaciones de
mensajes entrantes y solo miro el correo cuatro veces al día: por la mañana
cuando empiezo, antes de comer, después de comer y antes de acabar de trabajar.
¿Y sabes qué? Nadie se ha muerto aún porque no haya respondido un mensaje (y
por cierto, aún así consigo contestar el 99 % de los mensajes que recibo).
Quita tu teléfono de Internet. Es radical, pero efectivo. Cuando
tenía el número de teléfono publicado en mi página web, recibía llamadas de gente
con “urgencias” incluso a medianoche. Era habitual que alguien me llamara dentro o fuera de mi horario de trabajo y me tuviera media hora al teléfono explicándome sus grandes planes,
para al final decidir que no podía permitirse el precio de mis servicios de redacción; o
acabar diciéndome que, antes de decidir, tenía que valorar otras opciones (y hacer
perder media hora a otros tantos freelance). Ahora solo acepto comunicaciones
por correo electrónico y únicamente doy mi teléfono en casos muy contados, para
llamadas programadas a horas determinadas con el fin de discutir trabajos en
firme. Para todo lo demás, el correo electrónico es suficiente.
Rechaza las videoconferencias. Los clientes más «modernos»
suelen preferir Skype al teléfono y te piden hacer una videollamada para
contarte sus necesidades. En el 99 % de los casos, las videoconferencias son una terrible pérdida de tiempo:
la otra persona no está conectada a la hora acordada, no conseguís encontraros en la
herramienta, el sonido o la imagen no funcionan correctamente, la llamada se corta al cabo de un rato… Y cuando por fin lográis conectar y veros las caras, como a diferencia de ti el cliente no se ha preparado la llamada, no sabe muy bien qué decir y empieza a contarte su vida. Son minutos, incluso horas, de
mi tiempo que no voy a recuperar nunca, porque a mí nadie me paga para hablar por Skype. Sin
embargo ese tiempo lo podría haber dedicado a escribir, por ejemplo, un
artículo pendiente. De modo que, igual que con el teléfono, solo acepto videoconferencias
en ocasiones muy contadas y siempre que sea para hablar de un trabajo en firme.
No visites a clientes. Como habrás deducido, si no acepto
llamadas ni videoconferencias de clientes, mucho menos estoy dispuesto a
reunirme con ellos. La verdad es que vivo lejos de la mayoría de mis clientes, por
lo que físicamente me resulta complicado tomarme un café con ellos. Pero, en mis primeros años
como freelance, intentaba aprovechar mis viajes a Barcelona y Madrid para
visitar a varios clientes potenciales. Esto suponía una gran
inversión en tiempo y esfuerzo, pero no se traducía en más encargos. De modo
que ahora no voy a visitar a nadie: cuando viajo es por placer y aprovecho para
pasar todo el tiempo que puedo con mi familia, amigos y compañeros freelance.
Pasa de las plataformas de trabajo freelance. Hemos hablado
mucho de las webs de
trabajo freelance y si realmente son útiles. Básicamente, la
conclusión es que se trata de sitios donde se publican pocas ofertas, mal
pagadas y en las que hay mucha gente pujando por conseguir el trabajo con la
tarifa más baja. ¿Por qué perder tiempo en ellas? Yo al principio de hacerme copywriter también
entraba cada mañana en estos sitios para ver si encontraba algo. Pero con el
tiempo me di cuenta de que no era muy productivo… Así que ahora prefiero
dedicar mi tiempo a promocionarme
de todas las formas posibles y buscar
clientes a puerta fría. ¡Te aseguro que eso me funciona
muchísimo mejor!
Publica descripciones de servicios. «¿Y tú qué es lo
que haces exactamente?». Esto me lo han llegado a preguntar en muchas llamadas y
videoconferencias que no sirvieron de nada. Gente que me llamaba porque se supone que estaba interesada en mis servicios. Que tenía una necesidad urgente de hablar conmigo esa misma tarde, aunque fuera a última hora.
De modo que, cuando publiqué mi página web actual, me aseguré de explicar muy clarito quién soy, qué hago y cómo puedo ayudar a mis clientes. Esto incluye descripciones detalladas de los servicios que ofrezco, cómo trabajo, cuánto cuestan, etc. De este modo, cuando un cliente se interesa por mis servicios, solo tengo que indicarle los enlaces de mi web donde puede encontrar la información que busca. Porque siempre preguntan lo mismo: ¡no hace falta repetirlo varias veces cada día!
De modo que, cuando publiqué mi página web actual, me aseguré de explicar muy clarito quién soy, qué hago y cómo puedo ayudar a mis clientes. Esto incluye descripciones detalladas de los servicios que ofrezco, cómo trabajo, cuánto cuestan, etc. De este modo, cuando un cliente se interesa por mis servicios, solo tengo que indicarle los enlaces de mi web donde puede encontrar la información que busca. Porque siempre preguntan lo mismo: ¡no hace falta repetirlo varias veces cada día!
Publica tus tarifas en la web. En el Encuentro
de Redactores Freelance tuvimos un interesante coloquio sobre
la venta consultiva. Básicamente, la idea era vender tan bien tus servicios de copywriting que al final el cliente ansiara contratarlos, sin importar el precio. O eso
entendí yo. Mi enfoque es distinto: no quiero perder el tiempo encandilando a
alguien que no está dispuesto a pagar los 40 euros que cobro por un artículo
para blog. De modo que mis
tarifas de redacción están en mi web, perfectamente
detalladas y a disposición de quien quiera verlas. Así, si deciden contactarme,
nos podemos saltar la fase del regateo (y del «¿Tú qué haces exactamente?») para centrarnos
en hablar del trabajo.
Haz plantillas de presupuestos. La elaboración de presupuestos
requiere mucho tiempo y no siempre da los resultados que esperas. Al principio
de mi trabajo como redactor freelance, dedicaba horas a preparar un
presupuesto, explicarlo todo, hacer sugerencias…
Con el tiempo, me di cuenta de que hacer un presupuesto demasiado detallado supone el riesgo de que te roben ideas y tampoco incrementa de manera significativa las posibilidades de conseguir un trabajo. De modo que hago presupuestos más sencillos, empleando plantillas de presupuesto fáciles de adaptar a cada caso.
Con el tiempo, me di cuenta de que hacer un presupuesto demasiado detallado supone el riesgo de que te roben ideas y tampoco incrementa de manera significativa las posibilidades de conseguir un trabajo. De modo que hago presupuestos más sencillos, empleando plantillas de presupuesto fáciles de adaptar a cada caso.
Externaliza todo lo que no sea escribir. Cuando eres
freelance y todos los gastos salen de tu bolsillo, es habitual la tentación de
hacerlo todo por tu cuenta. Es algo que también tardé en aprender, porque me
gusta hacer las cosas yo mismo si puedo. Pero al final, eso te quita tiempo
para escribir y los resultados no siempre son buenos. Por lo tanto: si
necesitas hacer una página web, contrata a un diseñador; si no te aclaras con
las facturas y las liquidaciones de impuestos, contrata una gestoría; si tienes
que preparar una encuesta online, contrata a un programador. Lo mismo ocurre
con servicios complementarios como la gestión
de redes sociales de clientes: si te encanta ese tipo de trabajo y
quieres ser mitad redactor, mitad community manager, ¡adelante con ello! Pero
si aceptas encargarte de ello por hacer un favor, porque no parece tan
complicado, para que el cliente esté contento… Entonces, mejor busca a alguien
que pueda ocuparse y tú dedícate a lo tuyo: redactar
contenidos.
Si no lo ves claro, no aceptes el trabajo. Hay muchos tipos de
clientes de los redactores freelance que suponen un peligro. Tienen
la capacidad de hacerte perder mucho tiempo, ponerte de los nervios y al final
quedarte sin cobrar. Es algo que me ha costado mucho aprender. Pero en
ocasiones, es mejor decir que no a un trabajo. Si no ves claro el encargo, si el cliente no
se sabe explicar, si no te inspira confianza… Di que no estás disponible y pasa a otra cosa. ¡Te ahorrarás muchos disgustos y mucho tiempo perdido para nada!
¿Te parece que estoy paranoico o te identificas con lo que cuento? ¡Opina sin miedo!
