Cómo evitar impagos y reclamar a clientes morosos

De vez en cuando algún seguidor de este blog me contacta para contarme que ha tenido problemas con un cliente: después de entregar su trabajo, no ha vuelto a tener noticias suyas. O bien no para de poner excusas de todo tipo para retrasar el pago. Hay historias realmente rocambolescas, otras bastante tristes, pero cuando me las cuentan siempre pienso lo mismo:

«Lo tienes claro para cobrar»

Siento ser tan crudo, pero es la verdad. Yo también he sufrido problemas de morosidad. Me afectaron sobre todo en la anterior crisis económica, cuando encadené una deuda de una inmobiliaria de Tenerife con la quiebra de una start-up tecnológica de Madrid y un par de clientes pequeños de los que nunca más se supo. En total, dejaron de pagarme cerca de 1.200 euros ganados con mi sudor. Era un momento en el que el dinero no sobraba, precisamente. Pero gracias a eso, aprendí a prepararme para evitarlo.

De modo que primero veremos qué puedes hacer para asegurarte de cobrar por tu trabajo; y después las opciones que te quedan en caso de que un cliente no te quiera pagar.

¿Cómo asegurarte de que van a pagarte?

Vamos a repasar las diversas opciones que tienes para asegurarte de que un cliente que te hace un encargo no se negará a pagarte una vez hayas terminado el texto. En todos estos casos se entiende que has realizado el trabajo en el plazo y las condiciones acordadas y que el cliente no paga simplemente porque es un moroso.

Las posibles opciones que conozco son:

1. Exigir el pago por adelantado: es la medida más eficaz y la que estoy empleando actualmente con todos mis nuevos clientes desde que me pillé los dedos con una serie de morosos hace años. Yo suelo usar una frase de este tipo: «Al ser la primera vez que trabajo con su empresa, será necesario abonar el 100% del importe por adelantado contra la factura proforma que le enviaré.» En lugar del 100%, puedes pedir un 50% en caso de que el proyecto sea de gran envergadura. Generalmente, los clientes que están interesados de verdad en el servicio aceptan esta condición. En caso de que no, tendrás que valorar si te conviene arriesgarte o no. ¡Yo ya no me la juego!
2. Emitir una factura proforma: esta opción la puedes usar en combinación con el pago por adelantado o por separado. Una factura proforma es como una factura preliminar que documenta el acuerdo al que has llegado con el cliente. Incluye sus datos de facturación, descripción del servicio, etc. pero se numera aparte de las facturas normales. No tiene valor contable, pero sí vale como prueba en un juicio. Además, el cliente tiene que indicarte sus datos de facturación, ve que vas en serio y suele pensárselo dos veces antes de intentar engañarte. En ese sentido, puedes pedirle que la abone por adelantado o no, eso dependerá de la confianza que te merezca.
3. Firmar un contrato de servicios: es otra opción que ofrece bastante seguridad jurídica. Se trata de redactar un contrato de prestación de servicios que comprometa al cliente y al proveedor con las condiciones, precios, etc. acordados para el servicio. Una vez firmado, es un documento con plena validez legal que puedes presentar en un juicio, aunque si el redactado es abusivo o incorrecto pueden anularte algunas partes (pero nunca el hecho de haberlo firmado). Puedes descargar un modelo de contrato de servicios de redacción aquí  y adaptarlo a tu caso. Yo solo lo hago en proyectos grandes o cuando la empresa que me contrata lo ha pedido expresamente. En cualquier caso, explico más detalles sobre cómo preparar un contrato de servicios de redacción en este artículo.
4. Firmar un presupuesto, nota de pedido, etc.: es una opción que usan algunas empresas con las que trabajo, te pasan un documento con las condiciones del servicio que debes devolver firmado. En teoría eso compromete al cliente y al proveedor, pero en la práctica no lo veo tan claro porque no es un contrato ni una factura proforma: habría que ver qué sucede si tienes que presentarlo en un juicio. Su mayor ventaja es la rapidez y simplicidad, con un modelo básico te bastará para cualquier cliente y de nuevo provocas el efecto disuasorio que supone hacerle firmar un documento.

Finalmente, te recomiendo que siempre que vayas a trabajar para un nuevo cliente lo investigues un poco por Internet, le pidas los datos fiscales aunque no emitas una factura o contrato y le preguntes cualquier aspecto que no veas claro. Ante la duda, es mejor no aceptar un proyecto que arriesgarte a trabajar en balde. Y si todos nos podemos las pilas con precauciones como éstas, será más difícil que nos sigan timando como pasa ahora. 

¿Qué hacer cuando un cliente no paga?

Las opciones cuando sucede esto son limitadas, especialmente si el cliente que te debe dinero está en otro país. En cualquier caso, estos son los pasos que recomiendo seguir.

1. Envía recordatorios de pago al cliente con una frecuencia y contundencia crecientes. Aunque no responda, le hará saber que no renuncias a cobrar y que vas a seguir «molestándole» con la deuda. Además, las comunicaciones enviadas te podrán servir como «prueba» en un futuro proceso legal.
2. Manda una carta certificada, burofax, telegrama o similar al cliente exigiéndole el pago y recordándole las consecuencias en caso de incumplir sus obligaciones. Es importante que sea un formato legal, si puede ser en papel. Los e-mails son fáciles de ignorar, pero cuando te llega una carta certificada y tienes que firmar para recibirla, te lo tomas más en serio. Además, estas comunicaciones tienen validez legal y los morosos saben que son la antesala de problemas mayores. Si te la puede redactar algún amigo abogado, mejor.
3. Presenta una demanda de juicio monitorio (o el equivalente en tu país): se trata de un proceso rápido disponible en España que permite reclamar deudas hasta 30.000 euros siempre que puedas presentar una factura, pagaré u otro documento de pago como prueba (por eso es una mala idea trabajar en negro). La ventaja es que no necesitas abogado, sólo tienes que rellenar la demanda, presentarla y acudir el día que te indique el juez. Es la vía que os recomiendo para reclamar deudas de los clientes si habéis emitido la factura. Por lo que me han contado, en estos juicios el tema se resuelve de forma rápida y favorable si las cosas están claras (es importante tener facturas, presupuestos firmados, cartas certificadas y otras pruebas documentales de la deuda y la reclamación posterior), y además podrás reclamar intereses por el retraso en el cobro. El problema es que el juicio monitorio se celebra donde vive el moroso, no donde vives tú, por lo que el día de la vista tendrás que desplazarte (o buscarte un abogado para que te represente). Y eso puede encarecer los costes, por ejemplo si el cliente vive en la otra punta del país y tienes que coger un avión.

Hay una vía alternativa que no recomiendo para nada, que es presionar al cliente en Internet y redes sociales para que pague, mencionando su nombre y/o el de su empresa. Esto puede funcionar en algunos casos, pero al menos en España supone vulnerar las leyes de protección de datos e incluso de derecho al honor; por lo que el moroso podría contraatacar y amenazar con denunciarte a su vez y pedir una indemnización; o derivar el caso a la Agencia de Protección de Datos y recibir una sanción por esa causa. ¡No es buena idea! 

Resumiendo: si un cliente no te quiere pagar, lo tienes francamente crudo. Incluso si tienes la «suerte» de que sea un cliente de tu país, tengas pruebas de la deuda y puedas llevarle a juicio, si se trata de un cliente insolvente o una empresa que ha quebrado, no cobrarás aunque el juez te dé la razon.

Por eso mi consejo es asegurarte de que te van a pagar antes de empezar el trabajo, exigiendo el cobro por adelantado, mediante un contrato o factura proforma, etc. como hemos visto antes. ¡Más vale prevenir que curar!

¿Has tenido problemas para cobrar con un cliente? ¿Cómo fue?