Guía para escribir grandes documentos (incluye plantilla gratis de mapa de contenidos)

La redacción de grandes documentos (como ebooks, planes de negocio, informes, memorias de actividad, libros blancos, pliegos para concursos, manuales de instrucciones, dossiers, tesis, etc.) es uno de los encargos más lucrativos para los redactores freelance. Sin embargo, plantea dificultades especiales que abordo en la siguiente mini-guía, que está dividida en dos partes. En la primera explico cómo preparar el presupuesto y negociar las condiciones; en la segunda parte te ofrezco algunos consejos para planificar y llevar a cabo el trabajo. ¿Empezamos?

En mi carrera como redactor freelance desde 2006 he tenido ocasión de trabajar varias veces en la redacción de grandes documentos. El más importante fue un mega-dossier para optar a la adjudicación de una licencia pública; en ese encargo participamos varios redactores que estuvimos un mes y medio encerrados en una oficina del cliente para escribir… ¡casi cinco mil páginas! Huelga decir que estuvo muy, muy bien pagado.

¿Qué se entiende por grandes documentos y por qué te interesan?

Cuando hablo de grandes documentos, me refiero a encargos de más de 100 páginas, que generalmente requieren una dedicación de días, semanas o meses. 

Por ejemplo:

  • Ebooks y libros.
  • Memorias anuales.
  • Planes de negocio.
  • Informes, estudios y encuestas.
  • Solicitudes de propuestas (RFP).
  • Memorias para concursos públicos.
  • Tesis y trabajos de final de grado.
  • Cursos y manuales de formación.
  • Papers y publicaciones científicas.
  • Etc.

Lamentablemente, los grandes documentos son un tipo de trabajo para redactores freelance que escasea (no suelo recibir más de 2-3 encargos de este tipo al año y la mayoría no salen adelante). Sin embargo, estos encargos tienen ventajas interesantes, como por ejemplo:

  • La remuneración es elevada, aunque suelen hacerse escuentos por volumen, el importe final del proyecto puede superar tranquilamente los 500-1.000 euros.
  • Te aseguran carga de trabajo durante varias semanas o meses, lo cual reduce el estrés habitual de no saber si a final de mes vas a poder pagar las facturas.
  • Te abren las puertas a nuevos encargos, si el cliente queda satisfecho, ya que escasea la figura del redactor especializado en grandes documentos.
  • Es fácil que deriven en otros encargos de contenidos que el cliente necesite para su empresa, ya que al haber trabajado en un documento complicado te ganarás su confianza.

Sin embargo, redactar grandes documentos también plantea diversos problemas, que pueden hacerte perder la oportunidad. Por ejemplo:

  • Es difícil calcular de antemano un presupuesto adecuado, ya que los grandes documentos suelen estar sujetos a importantes desviaciones en la ejecución.
  • El cliente puede “asustarse” ante el importe que le pides por el trabajo y debes convencerlo de que realmente vale lo que le estás pidiendo.
  • Los plazos de entrega de los documentos largos suelen ser muy cortos. Es una paradoja, pero a menudo debes trabajar contrarreloj para cumplir la fecha de entrega del documento.
  • La planificación es complicada cuando se trata de la redacción de un gran documento, pero debes organizarte bien para que todo salga según lo previsto. 

En esta guía de redacción de grandes documentos ofrezco algunos consejos para afrontar estas dificultades y sacar adelante el proyecto con éxito. Como hay bastantes aspectos que comentar, la he dividido en dos partes. En la primera parte de este artículo me centro en la preparación del presupuesto y la negociación de las condiciones con el cliente; en la segunda parte abordo la planificación y el desarrollo deltrabajo. Todos los consejos están basados en mi experiencia personal, de modo que tienen un enfoque muy práctico

Parte 1: preparar el presupuesto y negociar las condiciones

Imagina que te escribe un cliente para preguntarte lo siguiente: «¿Podrías decirme cuánto costaría escribir un dossier de 100 páginas?». ¡Y nada más! Con tan poca información, es imposible calcular un presupuesto realista… ¡lo mismo puede costarle 100 euros que 1.000 euros! Así que, en todos los encargos de documentos largos, te recomiendo hacer lo siguiente:

Consigue un buen briefing

El primer paso para preparar el presupuesto es obtener toda la información posible relativa al encargo, lo que en otros sectores como la publicidad se denomina “briefing”. Para ello, puedes organizar una llamada o videoconferencia con el cliente, e incluso una reunión presencial si está cerca. Pero antes tendrás que hacer los deberes, preparando un cuestionario que recoja los aspectos más importantes que necesitas saber para el encargo. Lo básico sería:

  • Qué formato tendrá el documento (impreso u online, se maquetará o se presentará en formato de texto, incluirá imágenes, etc.)
  • Qué extensión debe tener el documento final. Para hacerse una idea, es recomendable consultar documentos similares que existan en Internet o que tenga el cliente.
  • Si ya existe una maqueta o diseño de la presentación final del documento (lo cual te puede condicionar tanto en la extensión como en la manera de escribirlo).
  • Cuál es el objetivo que persigue el documento (presentar una empresa o negocio, ganar un concurso o adjudicación, dar a conocer un producto, etc.)
  • Si debe seguir una estructura determinada (por ejemplo al escribir una tesis hay que incluir un abstract o resumen, describir el objeto de investigación, añadir unas conclusiones al final, etc. mientras que en los planes de negocio se suelen incluir siempre los mismos capítulos como modelo de negocio, plan de ventas, plan de marketing, etc.)
  • Quién lo leerá (consumidores, periodistas, inversores, clientes, trabajadores de la empresa, etc.) Esto influye en el tono y la profundidad que tendrá el contenido.
  • Si debes encargarte también de generar gráficos, ilustraciones, etc., lo cual encarecerá el presupuesto y puede requerir la participación de un colaborador.

Concreta la fecha de entrega y los plazos del proyecto 

Como decía antes, un problema típico de los grandes encargos de redacción es que suelen tener plazos de entrega muy ajustados. Sin embargo, si le explicas al cliente que una entrega “para la semana que viene” supone aplicar un recargo del 30 % por urgencia, es posible que de forma “mágica” los plazos se relajen y puedas trabajar más tranquilo. En cualquier caso, nunca te comprometas con un proyecto si no ves claro que podrás cumplir el plazo de entrega, ya que si te retrasas puede que te quedes sin cobrar.

Averigua cuáles son las fuentes de información disponibles

Pregunta al cliente si te proporcionará documentos, datos, estudios, etc. que te sirvan como base para redactar el texto o tendrás que buscar la información por tu cuenta. En caso de que tengas que buscar la información, deberás incluir en el presupuesto el tiempo que dediques a ello, que pueden ser muchas horas. Por otro lado, si no conoces bien el tema o el sector del cliente, resulta bastante difícil escribir un documento largo de calidad a menos que te facilite la documentación necesaria.

Confirma la forma de entrega del documento 

Generalmente, en los trabajos de redacción largos primero el texto se escribe en un archivo de procesador de textos para que el cliente lo revise y valide. Una vez está aprobado, se pasa a la siguiente fase que consiste en maquetarlo según el diseño final que tendrá el documento. No es buena idea trabajar directamente sobre diseños o maquetas, ya que irás mucho más lento y hacer cambios resultará mucho más complicado. En cualquier caso, si el cliente te pide entregar el texto en un formato especial que no sea procesador de texto, eso encarecerá el presupuesto y debes reflejarlo en tu cotización.

Pacta un calendario de pagos

Con más motivo que nunca, te recomiendo que en los encargos de redacción grandes pidas parte del dinero por adelantado por dos razones: asegurar que el cliente va en serio y evitar que te quedes sin cobrar nada si surge cualquier problema. Mi consejo es acordar un primer pago al inicio del proyecto (por ejemplo un 30%) y luego pagos parciales en cada entrega hasta completar el total del presupuesto. Ten en cuenta que si se trata de un encargo que te llevará mucho tiempo, estarás semanas o meses sin poder hacer otros trabajos, de modo que tus ingresos menguarán y puedes tener dificultades financieras hasta que cobres.

Prepara un documento que recoja las condiciones del encargo

 En la redacción de documentos largos te recomiendo elaborar un presupuesto formal o incluso preparar un contrato de servicios de redacción con las plantillas gratis que puedes descargar aquí. Es importante que tengas un documento aceptado por ambas partes que recoja las condiciones, plazos, precio, etc. del trabajo para que luego no haya problemas a la hora de cobrar.

Tras haber seguido estos pasos, tendrás una idea más clara del tiempo, esfuerzo y complejidad que supone preparar el documento. Esto quedará recogido en tu presupuesto o contrato de redacción, junto con las condiciones del encargo. Solo falta que el cliente lo acepte formalmente (por ejemplo puedes mandarle el presupuesto o el contrato para que lo firme digitalmente o te devuelva una copia firmada y escaneada del mismo) y ya podrás empezar a trabajar en la redacción del documento largo que te han encargado. De eso hablaremos en la segunda parte de esta guía.

Parte 2: planificar el trabajo y redactar el documento

Después de analizar cómo negociar el precio y las condiciones de los documentos largos en la primera parte de esta guía, ahora me gustaría darte algunos consejos para redactores freelance basados en mi experiencia sobre cómo enfocar la parte práctica de la redacción de grandes documentos. 

Ten en cuenta que hay que ser un redactor freelance muy disciplinado si quieres cumplir los plazos fijados para escribir documentos extensos. Así no te encontrarás con la desagradable sorpresa de no terminar la tarea a tiempo y que el cliente no quiera pagarte aunque le hayas dedicado muchas horas. 

Mis recomendaciones más importantes son las siguientes:

Pacta el índice o estructura del documento

Antes de ponerte a escribir, prepara un índice o guión del documento y pásalo al cliente para que lo apruebe. También puedes hacer un mapa de contenidos, que es como un guión más detallado.

Plantilla-mapa-contenidos

Un mapa de contenidos es un esquema que desglosa la composición futura de un documento, señalando los apartados que tendrá, el contenido de cada apartado, de dónde se sacará la información, etc. Se trata de un método de trabajo que he aprendido de empresas que se dedican a desarrollar contenidos de formación y resulta muy útil. 

Arriba puedes ver un ejemplo de mapa de contenidos para la redacción de una memoria de empresa y puedes descargar una plantilla de mapa de contenidos gratis aquí.

Preparar un mapa de contenidos te será muy útil como guía para avanzar en la redacción del documento. De lo contrario es posible que, cuando ya tengas hecha una parte del trabajo, al cliente no le parezca bien cómo lo estás planteando o te pida incluir nuevos apartados o contenidos, lo cual puede suponer retrasos e incluso la paralización del proyecto. Por supuesto, todo lo que no estaba incluido en el índice o guión original debes facturarlo aparte.

Haz una planificación interna del trabajo

Una vez tengas aprobado el índice del documento, dedica un tiempo a planificar como llevarás a cabo el trabajo internamente. Esto no es algo que deba ver el cliente. Me refiero a dividir la tarea en bloques según el tiempo que tengas disponible y fijar pequeños hitos en el calendario. Por ejemplo:

  • Día 1: Introducción.
  • Día 2: 5 páginas.
  • Día 3: 5 páginas.
  • Día 4: revisar y cerrar el Capítulo 1.
  • Etc.

Es la mejor forma de saber si estás progresando y poder avisar al cliente con antelación en caso de que no vayas a cumplir el plazo de entrega. Recuerda que incluso el trabajo más largo se hace mejor cuando lo divides en pequeñas tareas que puedes ir completando cada día.

Encuentra el tono adecuado

En los documentos largos, especialmente si son para empresas (por ejemplo al escribir planes de negocio o informes), es importante consensuar con el cliente cuál será el estilo y el tono de la redacción. Mi sugerencia es que busques documentos similares publicados en Internet por otras empresas o escribas un par de páginas y las pases al cliente para que te confirme qué es exactamente cómo quiere que “suene” el documento.

¿Un documento para leer o para dormir?

Por mi experiencia, los clientes de empresa tienen visiones bastante rígidas respecto a cómo debe ser el contenido de los documentos largos, por ejemplo la redacción de una memoria anual o de un dossier para presentarse a una adjudicación. Tienden a hacer textos formales, farragosos, técnicos, etc. Total, que nadie los lee nunca enteros.

Sin embargo, yo siempre he pensado que, por complicado o
especializado que sea el tema, siempre se agradece una redacción fluida y amena.
Por ejemplo, recuerdo un cliente que me pidió revisar una tesis doctoral porque la primera versión que había preparado era prácticamente ininteligible incluso para alguien que fuera un experto en su campo.

Tuvimos muchas discusiones con el cliente sobre si los cambios que yo hacía al reescribir la tesis eran demasiado coloquiales o empobrecían el texto. Pero al final resultó que el tribunal que evaluó la tesis destacó el esfuerzo hecho para escribirla de forma amena y enfocada al mundo real, dándole la máxima nota. ¡Por supuesto, el cliente quedó muy contento!

Define un estilo coherente para el documento

Aparte del índice, es conveniente que establezcas una jerarquía del títulos, subtítulos, numeración de los apartados, etc. que permita presentar el texto de forma ordenada y encontrar rápidamente la parte que estás buscando sin tener que leerse toda la página.

Esto es muy importante en los documentos de gran extensión, que nadie se lee de cabo a rabo sino que se hojean. También te recomiendo acordar una pequeña guía de estilo con el cliente que defina en qué casos vas a usar las negritas, subrayados, el formato de los pies de foto, las tablas, etc. No hay nada peor que un documento aparentemente serio… ¡en el que cada capítulo tiene un formato diferente!

Implanta un sistema para gestionar los cambios 

A medida que vayas completando las entregas, envíaselas al cliente para que las revise. No esperes a tenerlo todo porque puedes colapsar su capacidad de revisión. Pide al cliente que utilice el modo de control de cambios de Word o te marque claramente las modificaciones que desea hacer en el texto, de forma que puedas implementarlas rápidamente sin perder tiempo intentando averiguar qué es lo que ha modificado o lo que quiere decir.

Por ejemplo, yo tuve un cliente que imprimía los textos que le mandaba, los corregía con un bolígrafo rojo y luego me mandaba las hojas escaneadas. No era muy práctico, pero al menos los cambios quedaban claros. 

También te recomiendo guardar una copia de cada versión del documento que haya revisado el cliente: es común que en un momento dado el cliente decida volver a una versión anterior deshaciendo los cambios realizados, y si no la conservas tendrás que volver a escribir esa parte.

¡EXTRA! Crea un equipo de redactores

Finalmente, en el caso de trabajos muy extensos o con un plazo de entrega muy ajustado, plantéate la posibilidad de formar equipo con otros redactores. La mayoría de los grandes documentos se generan entre varias personas, a veces es la única forma de cumplir los plazos.

Por ejemplo puedes contratar a un redactor técnico para que se ocupe de la redacción de los apartados más complejos y centrarte en los más «marketinianos». O incorporar a un corrector de estilo que se ocupe de unificar el tono y estilo del documento a partir de las entregas que te realicen tus colaboradores. El cliente no tiene porqué saber que has recurrido a ayuda; aunque explicarle que has decidido enfocar el proyecto en equipo puede darle más confianza y transmitirle una imagen de profesionalidad y saber hacer.

¿Cuál es el documento más largo que has tenido que escribir para un cliente? ¿Y qué tal salió? ¡Cuéntanos!

Comentarios

  • miblogdiario
    22 septiembre 2014 at 09:35

    ¡Hola Roger!

    Estoy intentando entrar en este mundo de ser redactor free lance, soy nueva en esta aventura y todavía no hecho nada.
    Me gustaría escribir reseñas de libros, cobrándolas, ya que he visto ofertas de diversas editoriales o páginas web que no pagan.

    No se si abuso de tu generosidad, pero me gustaría que me aconsejaras sobre qué hacer ya que estoy bastante perdida.
    De momento he iniciado un blog en la pagina elle.es, que te invito a visitar: miblogdiario.blogs.elle.es .

    Cómo te decía es lo único que estoy haciendo ahora y si pudieras decirme páginas dónde poder buscar proyectos/trabajos/colaboraciones siempre que sean pagadas te lo agradecería mucho.
    Gracias.
    PD: Me encanta tu blog y lo sigo habitualmente.

  • Redactor Freelance
    23 septiembre 2014 at 08:31

    Hola:

    agradezco tu mensaje y te felicito por haber empezado esta aventura de convertirte en redactora.

    Lamentablemente, no conozco páginas que paguen por hacer reseñas de libros. Hace un tiempo sí probé con alguna pero el resultado no fue muy bueno.

    Si buscas páginas que pagan por escribir artículos, en este artículo hice una comparativa de algunas de ellas:

    redactorfreelance.com/2012/12/mundo-articulo-elegida-mejor-web-para.html

    También puedes registrarte en páginas de trabajo para freelance como por ejemplo ProjectLinkr o Nubelo.

    Finalmente, me gustaría darte algunos consejos respecto a tu blog.

    En primer lugar, te sugiero que te plantees la posibilidad de publicar un blog con tu propio dominio en lugar de alojarlo en la plataforma de Elle, ya que así tendrás un control total sobre la publicación y tus visitas.

    En segundo lugar, echo de menos de tu blog un poco más de información sobre tu perfil para saber quién eres (normalmente la gente sigue a bloguer@s que le gustan, no a blogs).

    Finalmente, también estaría bien acotar un poco el tema o especialización de tu blog para que los lectores sepan mejor qué van a encontrar en el.

    Espero que esta información te sirva, aquí me tienes para lo que necesites.

    Saludos cordiales,

    Roger

  • miblogdiario
    29 septiembre 2014 at 11:10

    Muchas gracias por tus consejos.

  • Anónimo
    7 abril 2017 at 21:33

    Hola soy nueva en esto de escribir online. Me podrías decir por favor como presentar mi propuesta a un cliente. Me refiero a como presentar mi proyecto para escribir un artuculo

  • Redactor Freelance
    10 abril 2017 at 10:01

    Hola:

    he escrito varios artículos sobre este tema en el blog que te pueden ser útiles:

    redactorfreelance.com/2013/01/ofrecer-tus-servicios-como-redactor.html

    redactorfreelance.com/2012/09/como-preparar-un-presupuesto-para.html

    redactorfreelance.com/2013/09/tres-modelos-de-presupuesto-para.html

    En estos posts explico cómo contactar con clientes, ofrecer tus servicios y preparar un presupuesto.

    ¡Espero que te sean útiles!

    Saludos,

    Roger

  • Redactor Freelance
    10 abril 2017 at 10:01

    Gracias a tí por leerme, aquí me tienes para lo que necesites.

    Saludos,

    Roger

  • jricardo
    9 marzo 2018 at 23:09

    ¡Hola Róger! Estaba tratando de descargar la plantilla de contrato por servicios de redacción, pero me sale error. La tendrás aún disponible? Me interesa tenerla como referencia para un presupuesto de documento largo que estoy preparando. Gracias.

    Saludos,

    Ricardo

  • Redactor Freelance
    12 marzo 2018 at 07:33

    Tienes razón, perdona, ya he corregido el enlace. Prueba a bajarlo desde este link:

    drive.google.com/file/d/0BzIeOTRhQLFCR051ZTRldk1VVDg/edit

    Si tienes algún problema, escríbeme a redactorfreelanceblog[at]gmail.com y te lo mando.

    ¡Saludos!

  • Álex Padrón
    9 septiembre 2020 at 11:13

    Buenísimo y acertado como siempre. He tenido la suerte de trabajar en ebooks de 150-250 páginas, y realmente son tiempos de bonanza económica y mental. Por fortuna, luego de un enorme libro de cocina que le preparé en el 2015, el mismo cliente me ha encargado ya cerca de una docena de libros de diferentes temáticas, web, artículos para sus blogs… en fin, el sistema de confianza que genera un buen trabajo en un proyecto extenso es fuerte.

    • Roger Garcia - Redactor Freelance
      9 septiembre 2020 at 13:16

      Te felicito, Álex. Lograr continuidad en este tipo de grandes proyectos no es fácil y requiere un sistema de trabajo muy sólido. ¡Bien hecho!

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