Cómo organizar carpetas y archivos para encontrarlo todo y no perder nunca nada

Organizar tus carpetas y archivos es importante cuando llevas años trabajando como freelance y empiezas a acumular centenares o miles de documentos. Yo soy un fanático de la organización: conservo prácticamente todos los documentos que he creado o en los que he trabajado en el ordenador desde que iba a la escuela. ¡En mi disco duro hay actualmente 270 GB de información guardada! Pero ser meticuloso en la conservación de los archivos no sirve de nada si además no eres organizado para poder encontrar fácilmente lo que necesitas cuando te hace falta. Te voy a contar cómo organizo los miles de documentos que hay en mi disco duro y las ventajas que esto tiene para mi trabajo como freelance... ¡y para el tuyo!

El otro día me escribió una de mis mejores clientas, con la que llevo trabajando más de 10 años, para pedirme lo siguiente:

Hola Roger:

Espero que estés bien.

Te escribo para pedirte un favor, con la esperanza de que seas más organizado que yo.

Cuando aún estábamos en la oficina antigua, es decir, hace más de tres años, te encargué redactar el texto de una propuesta para el ayuntamiento sobre una campaña para fomentar el emprendimiento a nivel local.

Quería recuperar el documento porque ha surgido una oportunidad similar con otro organismo. Pero he buscado en mis archivos y no encuentro la propuesta original… L

¿Hay alguna esperanza de que aún tengas el documento guardado en tu ordenador?

Si es así, te agradecería mucho que me lo pudieras hacer llegar de nuevo.

¡Muchas gracias!

Menudo reto: encontrar el documento exacto de hace tres años que necesita esta clienta sin saber ni cómo se llamaba ni cuándo lo trabajamos exactamente.

Lo primero que hice fue, lógicamente, revisar los e-mails enviados a esta clienta. Pero, por razones de espacio, mi programa de correo solo conserva los envíos del último año (debido a mis diferentes proyectos actualmente trabajo con una decena de direcciones de correo electrónico y lamentablemente no conservo todos los mensajes que recibo y envío).

Pues bien, me puse a buscar en mi ordenador y en apenas 10 minutos pude responderle esto a la clienta:

Hola:

Aquí tienes el documento que buscabas, ¡espero que te sea útil!

Si necesitas actualizarlo o modificarlo para el nuevo proyecto, cuenta conmigo.

Saludos,

 En este caso, simplemente es una anécdota, un favor a esta clienta que lógicamente quedó muy agradecida. Sin embargo, organizar tus archivos correctamente y hacer copias de seguridad de los mismos es importante por otras razones que vamos a ver a continuación.

Cómo organizo mis archivos: cliente, año, mes, proyecto

Para organizar los documentos que tengo en mi disco duro sigo un sistema muy sencillo:

  1. Para cada nuevo cliente, creo una carpeta en mi directorio con su nombre.
  2. A continuación, creo un subcarpeta con el año y el mes.
  3. Dentro de cada mes, creo una carpeta para cada proyecto.

Lógicamente, cuando llevas años trabajando como freelance y vas acumulando clientes, el número de carpetas se vuelve considerable. Por eso, en el primer nivel del directorio de mi disco duro solo tengo a los clientes activos. Los clientes para los que ya no trabajo los meto en otra carpeta de clientes viejos, manteniendo la misma organización anterior.

Toda esta información está en el disco duro de mi ordenador para poder acceder a ella fácilmente. Cada semana hago también una copia de seguridad completa de todo el disco duro en un disco duro externo. Y en el día a día, hago copias de todos los documentos nuevos en los que voy creando y trabajando en una carpeta de Google Drive, por si acaso.

Este método de organización, que no es especialmente novedoso pero sí exhaustivo, me permite localizar fácilmente cualquier documento si sé el cliente y el año de su creación. Cuando no es así, puedo realizar una búsqueda con el explorador de Windows, aunque la verdad es que no es una herramienta muy fiable y a menudo no encuentra lo que busco.

Entonces no me queda más remedio que ir entrando año por año y mes por mes a las carpetas del cliente, aunque siempre puedo buscar pistas en los mensajes enviados y recibidos si es un tema del último año.

aplicaciones para organizar archivos y carpetas

Por qué es importante organizar tus archivos y carpetas

Personalmente, me gusta conservar todos los documentos que he creado porque son un archivo de mi carrera como freelance. A veces me apetece, por ejemplo, releer artículos y otros documentos que escribí hace años y ver cómo ha evolucionado mi estilo y mi forma de trabajar.

Sin embargo, dejando aparte los aspectos sentimentales, organizar y conservar tus archivos tiene otras ventajas prácticas:

  • Si trabajas para un cliente menos organizado que tú (como el caso que contaba al principio), puedes recuperar fácilmente los documentos antiguos que te pida.
  • Cuando trabajas documentos complejos, textos para web, etc. que han tenido muchos cambios, a veces necesitas encontrar la versión concreta para recuperar determinado contenido que se eliminó o acreditar quién realizó un determinado cambio.
  • Los clientes antiguos son una fuente de ejemplos de tu trabajo que puedes añadir a tu porfolio. Yo lo hago normalmente con clientes que han dado su permiso para compartir estos documentos o cuando han dejado de existir como empresa y sé que no va a haber problemas con ellos.
  • Cuando recibes una solicitud de un nuevo cliente que te pregunta si tienes experiencia en un determinado campo, resulta muy práctico poder recuperar y adjuntar algunos contenidos que creaste sobre el tema. A veces los artículos antiguos que escribí sobre un determinado ámbito también me sirven como documentación o fuente de inspiración para nuevos contenidos del mismo sector que me piden otros clientes.
  • La limpieza y el orden en tu ordenador facilitan la productividad. Cuando todo está en su sitio, se trabaja más y mejor, al igual que sucede cuando consigues crear un espacio de trabajo en casa adecuado para tu labor como freelance.

En definitiva, ser organizado con los documentos de trabajo no cuesta tanto y compensa. No hay nada más frustrante que acordarte de que en su día escribiste un texto sobre un tema determinado y no poder localizarlo en tus archivos o no saber si está guardado en un ordenador, en otro, subido a la nube, etc.

Consejos para organizar tus archivos y carpetas

Además de definir una estructura de carpetas consistente, tal y como nos recuerdan desde Think Wasabi, es aconsejable utilizar una nomenclatura de archivos consistente, por ejemplo:

Título_cliente_mes_año

Hay que evitar tener varios archivos con el mismo nombre en tu disco duro, ya que son una fuente de confusión y posibles errores. Si tienes muchos archivos similares o con nombres que no te dicen nada (por ejemplo, imágenes de una cámara o teléfono inteligente) puedes usar un renombrador de archivos para cambiarles automáticamente el nombre a uno más operativo.

Normalmente, la forma de organizar carpetas y archivos de los principales sistemas operativos es por orden alfabético. Aunque también puedes pedir que muestre primero los más recientes o antiguos, agrupar los ficheros por tipo de archivo, etc. Un truco muy sencillo para que las carpetas que más usas aparezcan siempre las primeras es añadirles un número delante, por ejemplo:

1-Clientes, 2-Ofertas, 3-Facturas, etc.

En cualquier caso, como comentaba antes, si no usas mucho una carpeta, lo mejor es moverla a otro directorio que no sea el principal.

Otra manera práctica de organizar tus archivos y carpetas es usar las etiquetas y colores que permiten sistemas operativos como Windows o Mac para resaltar los documentos más importantes (por ejemplo, presupuestos, contratos, versiones finales de los textos, etc.) Si estas funcionalidades te parecen limitadas, entonces te recomiendo probar alguna de las numerosas aplicaciones para organizar archivos y carpetas que están disponibles en Internet.

Finalmente, debes evitar que el escritorio de tu ordenador se convierta en el cajón de sastre al que van a parar todos los archivos y carpetas que no has tenido tiempo de clasificar. Lo ideal es adoptar una política de “Escritorio Cero”, es decir, que en el escritorio de tu ordenador solo tengas los iconos de los programas que más usas (correo electrónico, navegador de Internet, procesador de textos, etc.) y accesos directos a carpetas importantes.

Al final de cada semana, o al acabar la jornada si es posible, dedica unos minutos a revisar el escritorio de tu ordenador y mover a la carpeta o directorio correspondiente todos los archivos que haya. De este modo evitarás que se llene de documentos e iconos que dificultan encontrar lo que necesitas y aumentan el riesgo de perder accidentalmente un archivo importante.

¿Conservas todos los documentos que escribes? ¿Cómo organizas tus archivos y dónde los guardas? ¡Cuéntanos!

Comentarios

  • Oswaldo
    1 mayo 2021 at 17:38

    Hola, Roger:

    Soy redactor freelance, aunque no con tanta experiencia como tú, y la verdad es que mantener organizadas las carpetas con mis trabajos es crucial para mí. Puedo decir que no solo por cuestiones de practicidad, sino que soy muy organizado y este método lo extiendo hacia todos los archivos en mi computador.

    Muchas gracias por la información. Tomaré algunos de tus consejos y los pondré en práctica también.

    Saludos.

    • Roger Garcia - Redactor Freelance
      3 mayo 2021 at 09:24

      Hola:

      Si eres organizado por naturaleza ya tienes mucho ganado.

      Yo no lo soy y por eso tengo que imponerme mucha disciplina a la hora de gestionar mis archivos informáticos, que son la base de mi trabajo.

      Saludos

  • Fran Cabrera
    10 mayo 2021 at 13:28

    Hola Roger.

    Yo no llego al nivel de concreción que tienes tú, pero sí que tengo los clientes ordenados por carpetas. Así puedo encontrar los textos con más facilidad, aunque haya redactado cientos de ellos a lo largo del tiempo para uno.

    • Roger Garcia - Redactor Freelance
      10 mayo 2021 at 14:37

      Gracias por comentar, Fran.

      A mí, ordenar las carpetas de cada cliente por año y mes me ayuda también a la hora de facturar, para que no se me escape ningún trabajo realizado el último mes.

      Saludos

  • daisy.maita@gmail.com
    10 mayo 2021 at 22:49

    Hola estimados redactores! Roger saludos amigo!

    Sigo el mismo método que Roger. Siempre he sido muy organizada. Hago respaldo de todos mis trabajos.

    Cada cliente tiene una carpeta general donde guardo mi usuario y contraseña para trabajar con ellos y el estilo que requieren sus artículos /Sub carpetas por año/ sub carpetas por cada trabajo con el título del artículo, todo el material que he utilizado para desarrollarlo y URL donde fue publicado.

    Trabajo para varias agencias, algunas de ellas para blogs en los que tengo que además de redactar, incluir fotos y videos. Toda esta información la guardo .

    Si ven mi directorio, lo tengo en mi disco duro, hago respaldo en disco externo y en google drive.

    Además tengo una carpeta con un banco de imágenes que he encontrado muy interesantes y que pueden ser útiles para algún texto.

    Aparte tengo una carpeta con la lista en excel donde detallo el título del artículo, número de palabras, URL y cliente. En esta lista voy marcando los que ya han sido pagados.

    En otra carpeta guardo algunas herramientas de redacción y enlaces donde puedo encontrar algunas herramientas de revisión de textos.

    Claro, no puede faltar mi biblioteca virtual con e-books o guías para redactores, por cierto pongo mi biblioteca a su disposición, no es gran cosa, pero me ha sido de mucha utilidad.

    Es muy fácil para mi este método, cualquier cosa que necesite solo escribir en el buscador del directorio y enseguida aparece.

    La carpeta de cada asignación la abro apenas me es solicitada. Al final de la jornada todo lo que he hecho durante el día ya va organizado en su carpeta y con un respaldo en mi pendrive por si alguna contingencia de energía eléctrica o de conexión a internet me obliga a trasladarme a otro lugar.

    Saludos!

    • Roger Garcia - Redactor Freelance
      11 mayo 2021 at 09:37

      Pues vaya Daisy, eres incluso más organizada que yo!!!!

      Me gusta especialmente tu rutina de realizar varias copias de seguridad en diferentes ubicaciones. No hay nada que me dé más rabia que perder un texto que acabo de escribir por un fallo informático o un error mío al guardarlo.

      En mi caso, aparte del disco duro tengo un disco externo donde hago copias de seguridad semanales y una unidad de nube donde copio cada archivo en el que estoy trabajando al final del día para poder conservar todas las versiones.

      ¡A la larga, todo este esfuerzo de organización compensa!

  • Celeste
    11 mayo 2021 at 23:51

    Hola, Roger.
    Un programa muy bueno para buscar archivos «extraviados» en la montaña virtual de carpetas es WizFile. Es mil veces mejor que el buscador de Windows y se puede encontrar portable, por lo que no hace falta instalarlo. Pone el nombre o palabra clave del archivo y enseguida sale en qué ruta está (con click derecho se puede abrir).
    Desde que lo descubrí ya casi no volví a usar el estándar.
    Saludos :).

    • Roger Garcia - Redactor Freelance
      12 mayo 2021 at 09:26

      Hola Celeste:

      Muchas gracias por la recomendación, voy a probarlo y te digo.

      El buscador de Windows es cada vez peor, cuando tenía un Mac era mucho más fácil encontrar archivos perdidos.

      ¡A ver qué tal con esta herramienta!

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