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martes, 14 de octubre de 2014

Guía para escribir documentos largos (parte II): planificar el trabajo y redactar el texto (incluye descarga de plantilla gratis)


En la segunda y última entrega de esta mini-guía para la redacción de grandes documentos, abordaremos la parte operativa del trabajo: hacer una planificación realista de la tarea y escribir el texto de la forma más eficiente posible. Esto es importante porque al escribir documentos largos conviene ser un redactor freelance muy disciplinado para cumplir los plazos. Así no te encontrarás con la desagradable sorpresa de no terminar la tarea a tiempo y que el cliente no quiera pagarte aunque le hayas dedicado muchas horas. Además, en este artículo podrás descargar una plantilla gratis para hacer mapas de contenidos, un sistema muy útil para planificar los documentos más extensos.


Esta es la expresión típica de un redactor freelance cuando
consigue terminar un documento largo a tiempo ;-)
(Imagen cortesía de Stockimages/Freedigitalphotos.net).
Después de analizar cómo negociar el precio y las condiciones de los documentos largos en la primera parte de esta serie, ahora quiero dar algunos consejos para redactores freelance basados en mi experiencia sobre cómo enfocar la parte práctica de la redacción de documentos largos. Las recomendaciones más importantes serían las siguientes:

Pacta el índice o estructura del documento. Antes de ponerte a escribir, prepara un índice o guión del documento y pásalo al cliente para que lo apruebe. También puedes hacer un mapa de contenidos, que es como un guión más detallado (ver recuadro). Elijas el formato que elijas, este tipo de documento te será muy útil como guía para avanzar en la redacción del documento. De lo contrario es posible que, cuando ya tengas hecha una parte del trabajo, al cliente no le parezca bien cómo lo estás planteando o te pida incluir nuevos apartados o contenidos, lo cual puede suponer retrasos e incluso la paralización del proyecto. Por supuesto, todo lo que no estaba incluido en el índice o guión original debes facturarlo aparte.

¿Qué es un mapa de contenidos?

Un mapa de contenidos es un documento que desglosa la composición futura de un documento, señalando los apartados que tendrá, el contenido de cada apartado, de dónde se sacará la información, etc. Es un método de trabajo que he aprendido de empresas que se dedican a desarrollar contenidos de formación y resulta muy útil. A continuación puedes ver un ejemplo de mapa de contenidos para la redacción de una memoria de empresa, profundizaré sobre este tema en otro artículo del blog.


(para descargar pulsa el enlace y luego el icono de la flecha hacia abajo que aparece arriba de la pantalla de Google Drive que se abrirá. Si no te funciona, escríbeme y te la envío por e-mail.)


Haz una planificación interna del trabajo. Una vez tengas aprobado el índice del documento, dedica un tiempo a planificar como llevarás a cabo el trabajo internamente. Esto no es algo que deba ver el cliente. Me refiero a dividir la tarea en bloques según el tiempo que tengas disponible y fijar pequeños hitos en el calendario. Por ejemplo: Día 1: Introducción. Día 2: 5 páginas. Día 3: 5 páginas. Día 4: revisar y cerrar el Capítulo 1. Etc. Es la mejor forma de saber si estás progresando y poder avisar al cliente con antelación en caso de que no vayas a cumplir el plazo de entrega. Recuerda que incluso el trabajo más largo se hace mejor cuando lo divides en pequeñas tareas que puedes ir completando cada día.


Encuentra el tono adecuado. En los documentos largos, especialmente si son para empresas (por ejemplo al escribir planes de negocio o informes), es importante consensuar con el cliente cuál será el estilo y el tono de la redacción. Mi sugerencia es que busques documentos similares publicados en Internet por otras empresas o escribas un par de páginas y las pases al cliente para que te confirme qué es exactamente como quiere que “suene” el documento.

¿Un documento para leer o para dormir?

Por mi experiencia, los clientes de empresa tienen visiones bastante rígidas respecto a cómo debe ser el contenido de los documentos largos, por ejemplo la redacción de la memoria de actividad o de un dossier para presentarse a una adjudicación. Tienden a hacer textos formales, farragosos, técnicos, etc. Total, que nadie los lee nunca enteros.

Sin embargo, yo siempre he pensado que por complicado o especializado que sea el tema, siempre se agradece una redacción fluida y amena. Por ejemplo, recuerdo un cliente que me pidió revisar una tesis doctoral porque la primera versión que había preparado era prácticamente ininteligible incluso para alguien que fuera un experto en su campo.

Tuvimos muchas discusiones con el cliente sobre si los cambios que yo hacía al reescribir la tesis eran demasiado coloquiales o empobrecían el texto. Pero al final resultó que el tribunal que evaluó la tesis destacó el esfuerzo hecho para escribirla de forma amena y enfocada al mundo real. ¡Por supuesto, el cliente quedó contento!


Define un libro de estilo coherente para el documento. Aparte del índice, es conveniente que establezcas una jerarquía del títulos, subtítulos, numeración de los apartados, etc. que permita presentar el texto de forma ordenada y encontrar rápidamente la parte que estás buscando sin tener que leerse toda la página. Esto es muy importante en los documentos de gran extensión, que nadie se lee de cabo a rabo sino que se hojean. También te recomiendo acordar una pequeña guía de estilo con el cliente que defina en qué casos vas a usar las negritas, subrayados, el formato de los pies de foto, las tablas, etc. No hay nada peor que un documento aparentemente serio… ¡en el que cada capítulo tiene un formato diferente!

Implanta un sistema para gestionar los cambios. A medida que vayas completando las entregas, envíaselas al cliente para que las revise. No esperes a tenerlo todo porque puedes colapsar su capacidad de revisión. Pide al cliente que utilice el modo de control de cambios de Word o te marque claramente las modificaciones que desea hacer en el texto, de forma que puedas implementarlas rápidamente sin perder tiempo intentando averiguar qué es lo que ha modificado o lo que quiere decir. Por ejemplo, yo tuve un cliente que imprimía los textos que le mandaba, los corregía con un bolígrafo rojo y luego me mandaba las hojas escaneadas. No era muy práctico, pero al menos los cambios quedaban claros. También te recomiendo guardar una copia de cada versión del documento que haya revisado el cliente: es común que en un momento dado el cliente decida volver a una versión anterior deshaciendo los cambios realizados, y si no la conservas tendrás que volver a escribir esa parte.

¡EXTRA! Crea un equipo de redactores
Finalmente, en el caso de trabajos muy extensos o con un plazo de entrega muy ajustado, plantéate la posibilidad de formar equipo con otros redactores. La mayoría de los grandes documentos se generan entre varias personas. Por ejemplo puedes subcontratar la redacción de los apartados más sencillos y centrarte en los más complicados y en unificar el tono del documento a partir de las entregas que te realicen tus colaboradores. El cliente no tiene porqué saber que has recurrido a ayuda; aunque explicarle que has decidido enfocar el proyecto en equipo puede darle más confianza y transmitirle una imagen de profesionalidad y saber hacer.

¿Cuál es el documento más largo que has tenido que escribir para un cliente? ¿Y qué tal salió? ¡Cuéntanos!

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1 comentario:

  1. Yo de momento he escrito textos relativamente cortos, aunque el que más extensión ha tenido es un manual con cinco capítulos que superó las 10000 palabras.
    Supongo que ha debido de salir bien, porque este mismo cliente me ha encargado otros trabajos.

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