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lunes, 22 de septiembre de 2014

Guía para escribir documentos largos (parte I): preparar el presupuesto y acordar las condiciones


La redacción de grandes documentos (como ebooks, planes de negocio, informes, memorias de actividad, libros blancos, pliegos para concursos, manuales de instrucciones, dossiers, tesis, etc.) es uno de los encargos más lucrativos para los redactores freelance. Sin embargo, plantea dificultades especiales que abordo en la siguiente mini-guía, que está dividida en dos partes. En la primera explicaré cómo preparar el presupuesto y negociar las condiciones; en la segunda parte te daré algunos consejos para planificar y llevar a cabo el trabajo. ¿Empezamos?
En mi carrera como redactor freelance desde 2006 he tenido ocasión de trabajar varias veces en la redacción de documentos largos. El más importante que recuerdo fue un mega-dossier para optar a la adjudicación de una licencia pública; en ese encargo participamos varios redactores que estuvimos un mes y medio encerrados en una oficina del cliente para escribir… ¡casi cinco mil páginas! 

Imagen cortesía de Salvatore Vuono en FreeDigitalPhotos.net
Lamentablemente, los grandes documentos son un tipo de trabajo para redactores freelance que escasea (no suelo recibir más de 2-3 encargos de este tipo al año), pero que tiene ventajas como por ejemplo:

-La remuneración es elevada, aunque suelen hacerse descuentos por volumen, el importe final del proyecto puede superar tranquilamente los 500-1.000 euros.

-Este tipo de encargos te aseguran carga de trabajo durante varias semanas o meses, lo cual reduce el estrés financiero habitual.

-Se trata de trabajos que, si salen bien, te abren las puertas a nuevos encargos, ya que escasea la figura del redactor especializado en documentos largos.

-Si el cliente queda satisfecho, es fácil que te encargue la redacción de otros documentos o textos que necesite para su empresa, ya que te ganarás su confianza.

Sin embargo, redactar grandes documentos también plantea diversos problemas, que pueden hacerte perder la oportunidad. Por ejemplo:

-Es difícil calcular de antemano un presupuesto adecuado, ya que los grandes proyectos de redacción suelen estar sujetos a importantes desviaciones.

-Una vez calculado el presupuesto, el cliente suele “asustarse” ante el importe que le pides por el trabajo y debes convencerlo de que realmente vale eso.

-Paradójicamente, los plazos de entrega de los documentos largos suelen ser muy cortos. A menudo debes trabajar contrarreloj para cumplir la fecha acordada.

-La planificación es complicada cuando se trata de la redacción de un gran documento, pero debes organizarte bien para que todo salga según lo previsto. 

Ejemplos de tarifas para redactar documentos largos


Aunque el precio de escribir un documento largo varía mucho de un proyecto a otro, para que te sirva de orientación te cuento lo que he cobrado en algunos trabajos anteriores:

-Escribir un plan de negocio (30 páginas) = 500 euros
-Escribir un ebook comercial (50 páginas) = 600 euros
-Escribir una tesis doctoral (100 páginas) = 1.200 euros

En todos estos casos he aplicado descuentos por volumen. Es decir, he reducido mi tarifa habitual de 0,06 €/palabra en función de la longitud del encargo. Cuanto más largo era el documento, más bajo fue el precio por palabra que apliqué porque mayor era el importe final.


En esta guía de redacción de documentos largos intento ofrecerte algunos consejos para afrontar estas dificultades y sacar adelante el proyecto con éxito. Como hay bastantes aspectos que comentar, la he dividido en dos partes. En la primera parte de este artículo me centro en la preparación del presupuesto y la negociación de las condiciones con el cliente; en la segunda parte abordo la planificación y el desarrollo del trabajo. Todos los consejos están basados en mi experiencia personal, de modo que tienen un enfoque muy práctico.

Preparar el presupuesto de un documento largo y negociar las condiciones


Imagina que te escribe un cliente para preguntarte lo siguiente: "¿Podrías decirme cuánto costaría escribir un dossier de 20 páginas?". ¡Y nada más! Con tan poca información, es imposible calcular un presupuesto realista… ¡lo mismo puede costarle 100 euros que 1.000 euros! Así que, en todos los encargos de documentos largos, te recomiendo hacer lo siguiente:

Consigue un buen briefing. El primer para preparar el presupuesto es obtener toda la información posible relativa al encargo, lo que en otros sectores como la publicidad se denomina “briefing”. Para ello, puedes organizar una llamada o videoconferencia con el cliente, e incluso una reunión presencial si está cerca. Pero antes tendrás que hacer los deberes, preparando un cuestionario que recoja los aspectos más importantes que necesitas saber para el encargo. Lo básico sería:

-Qué formato tendrá el documento (impreso u online, se maquetará o se presentará en formato de texto, incluirá imágenes, etc.)

-Qué extensión debe tener el documento final. Para hacerse una idea, es recomendable consultar documentos similares que existan en Internet o que tenga el cliente.

-Si ya existe una maqueta o diseño de la presentación final del documento (lo cual te puede condicionar tanto en la extensión como en la manera de escribirlo).

-Cuál es el objetivo que persigue el documento (presentar una empresa o negocio, ganar un concurso o adjudicación, dar a conocer un producto, etc.)

-Si debe seguir una estructura determinada (por ejemplo al escribir una tesis hay que incluir un abstract o resumen, describir el objeto de investigación, añadir unas conclusiones al final, etc. mientras que en los planes de negocio se suelen incluir siempre los mismos capítulos como modelo de negocio, plan de ventas, plan de marketing, etc.)

-Quién lo leerá (consumidores, periodistas, inversores, clientes, trabajadores de la empresa, etc.) Esto influye en el tono y la profundidad que tendrá el contenido.

-Si debes encargarte también de generar gráficos, ilustraciones, etc., lo cual encarecerá el presupuesto y puede requerir la participación de un colaborador.

Concreta la fecha de entrega y los plazos del proyecto. Como decía antes, un problema típico de los grandes encargos de redacción es que suelen tener plazos de entrega ajustados. Sin embargo, si le explicas al cliente que una entrega “para la semana que viene” supone aplicar un recargo por urgencia, es posible que de forma “mágica” los plazos se relajen y puedas trabajar más tranquilo. En cualquier caso, nunca te comprometas con un proyecto si no ves claro que podrás cumplir el plazo de entrega, ya que si te retrasas puede que te quedes sin cobrar.

Averigua cuáles son las fuentes de información disponibles. Pregunta al cliente si te proporcionará documentos, datos, estudios, etc. que te sirvan como base para redactar el texto o tendrás que buscar la información por tu cuenta. En caso de que tengas que buscar la información, deberás incluir en el presupuesto el tiempo que dediques a ello, que pueden ser muchas horas. Por otro lado, si no conoces bien el tema o el sector del cliente, resulta bastante difícil escribir un documento largo de calidad a menos que te facilite la documentación necesaria.

"No es buena idea trabajar directamente sobre diseños o maquetas, ya que irás mucho más lento y hacer cambios resultará mucho más complicado"

Confirma la forma de entrega del documento. Generalmente, en los trabajos de redacción largos primero el texto se escribe en un archivo de procesador de textos para que el cliente lo revise y valide. Una vez está aprobado, se pasa a la siguiente fase que consiste en maquetarlo según el diseño final que tendrá el documento. No es buena idea trabajar directamente sobre diseños o maquetas, ya que irás mucho más lento y hacer cambios resultará mucho más complicado. En cualquier caso, si el cliente te pide entregar el texto en un formato especial que no sea procesador de texto, eso encarecerá el presupuesto y debes reflejarlo en tu cotización.

Pacta un calendario de pagos. Con más motivo que nunca, te recomiendo que en los encargos de redacción grandes pidas parte del dinero por adelantado por dos razones: asegurar que el cliente va en serio y evitar que te quedes sin cobrar nada si surge cualquier problema. Mi consejo es acordar un primer pago al inicio del proyecto (por ejemplo un 30%) y luego pagos parciales en cada entrega hasta completar el total del presupuesto. Ten en cuenta que si se trata de un encargo que te llevará mucho tiempo, estarás semanas o meses sin poder hacer otros trabajos, de modo que tus ingresos menguarán y puedes tener dificultades financieras hasta que cobres.

Prepara un acuerdo que recoja las condiciones del encargo. En la redacción de documentos largos te recomiendo utilizar la plantilla de presupuesto extenso o incluso preparar un contrato de servicios de redacción. En cualquier caso, es importante que tengas un documento aceptado por ambas partes que recoja las condiciones, plazos, precio, etc. del trabajo para que luego no haya problemas a la hora de cobrar (puedes descargar modelos gratis de ambos documentos pulsando en los enlaces anteriores).

Tras haber seguido estos pasos, tendrás una idea más clara del tiempo, esfuerzo y complejidad que supone preparar el texto. Esto quedará recogido en tu presupuesto o contrato de redacción, junto con las condiciones del encargo. Solo falta que el cliente lo acepte formalmente (por ejemplo puedes mandarle el presupuesto o el contrato para que lo imprima, lo firme, lo escanee y te lo devuelva) y ya podrás empezar a trabajar en la redacción del documento largo que te han encargado. De eso hablaremos en la segunda parte de este artículo.

¿Te han hecho algún encargo para escribir un documento largo? Si tienes dudas o quieres compartir tu experiencia, escribe un comentario. ¡Gracias!


Artículos relacionados:


-Guía para escribir documentos largos (parte II): planificar el trabajo y redactar el texto
-Tres modelos de presupuesto para redactores freelance
-Cómo hacer un contrato de servicios de redacción y cuándo conviene firmarlo

3 comentarios:

  1. ¡Hola Roger!

    Estoy intentando entrar en este mundo de ser redactor free lance, soy nueva en esta aventura y todavía no hecho nada.
    Me gustaría escribir reseñas de libros, cobrándolas, ya que he visto ofertas de diversas editoriales o páginas web que no pagan.

    No se si abuso de tu generosidad, pero me gustaría que me aconsejaras sobre qué hacer ya que estoy bastante perdida.
    De momento he iniciado un blog en la pagina elle.es, que te invito a visitar: miblogdiario.blogs.elle.es .

    Cómo te decía es lo único que estoy haciendo ahora y si pudieras decirme páginas dónde poder buscar proyectos/trabajos/colaboraciones siempre que sean pagadas te lo agradecería mucho.
    Gracias.
    PD: Me encanta tu blog y lo sigo habitualmente.

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    Respuestas
    1. Hola:

      agradezco tu mensaje y te felicito por haber empezado esta aventura de convertirte en redactora.

      Lamentablemente, no conozco páginas que paguen por hacer reseñas de libros. Hace un tiempo sí probé con alguna pero el resultado no fue muy bueno.

      Si buscas páginas que pagan por escribir artículos, en este artículo hice una comparativa de algunas de ellas:

      http://www.redactorfreelance.com/2012/12/mundo-articulo-elegida-mejor-web-para.html

      También puedes registrarte en páginas de trabajo para freelance como por ejemplo ProjectLinkr o Nubelo.

      Finalmente, me gustaría darte algunos consejos respecto a tu blog.

      En primer lugar, te sugiero que te plantees la posibilidad de publicar un blog con tu propio dominio en lugar de alojarlo en la plataforma de Elle, ya que así tendrás un control total sobre la publicación y tus visitas.

      En segundo lugar, echo de menos de tu blog un poco más de información sobre tu perfil para saber quién eres (normalmente la gente sigue a bloguer@s que le gustan, no a blogs).

      Finalmente, también estaría bien acotar un poco el tema o especialización de tu blog para que los lectores sepan mejor qué van a encontrar en el.

      Espero que esta información te sirva, aquí me tienes para lo que necesites.

      Saludos cordiales,

      Roger

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