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lunes, 7 de julio de 2014

Consejos para facturar y cobrar servicios de redacción a clientes de otros países


Más de la mitad de los redactores freelance trabaja para clientes de otros países. Es algo positivo, aunque plantea algunas dudas: ¿cómo emitir una factura para un cliente que está en el extranjero? ¿Cuál es la mejor forma de recibir el pago sin que te descuenten elevadas comisiones y cambios de divisa? ¿Hay que adoptar precauciones especiales al trabajar para clientes de fuera? En este artículo doy algunas respuestas.

Extracto de la Infografía del Redactor Freelance 2014.
Uno de los datos que más me ha llamado la atención en la reciente Encuesta del Redactor Freelance es que el 53% de los encuestados trabaja para clientes de otros países. Me parece una noticia muy positiva, ya que por mi experiencia los clientes de fuera generalmente valoran más el trabajo de redacción de calidad, no regatean con los precios y aceptan con mayor facilidad el pago por adelantado del total o de una parte de la factura, como recomiendo siempre para protegernos.

Sin embargo, trabajar para clientes de otros países plantea un problema nuevo: ¿cómo emitir una factura para un cliente del extranjero? Os voy a explicar cómo lo hago y, al final del artículo, también ofrezco consejos para reducir los riesgos e inconvenientes que supone trabajar para clientes de fuera (que también existen). 

Facturar a un cliente de otro país: sin IVA ni IRPF


Como ya he comentado anteriormente, en las facturas que emitas para clientes de España hay que aplicar un porcentaje de IVA (actualmente el 21%) y una retención de IRPF (generalmente el 21%). Sin embargo, en los clientes que están en el extranjero no se aplican estos cargos, porque no tienen la posibilidad de liquidar el IVA y retener el IRPF con la Hacienda española. 

Por lo tanto, la forma de facturar a estos clientes es:

1) Emites una factura sin IVA ni IRPF (es decir, poniendo estos valores a cero).

2) El resto de la información que debe incluir la factura es igual: datos de facturación del cliente y el número de VAT (IVA) si lo tiene, o bien el número de identificación fiscal o el equivalente al CIF o al NIF en su país de origen.

3) Al finalizar cada trimestre, rellenas y presentas en Hacienda el modelo 349, que es una declaración informativa donde se reflejan las compras o ventas de bienes o servicios realizadas dentro de la Unión Europea por los empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad económica habitual, como se explica aquí.

4) Al final de cada trimestre, declaras también el IVA de estas operaciones en la liquidación del IVA con el modelo 303, poniendo las ventas a clientes del extranjero en el apartado correspondiente del formulario (intracomunitarias, exportaciones, Canarias, etc.). También debes ponerlo en la liquidación anual del IVA con el modelo 390.

5) Al acabar el año, en la declaración de la Renta debes reflejar el IRPF correspondiente a los ingresos recibidos de clientes de otros países a los que no repercutiste la retención correspondiente. Esto puede provocar que, si facturas mucho para otros países, al final del ejercicio debas pagar el IRPF de esas facturas, por lo que la declaración de la Renta te saldría a devolver, en lugar de a cobrar. Lo cual ya es desgracia teniendo en cuenta que Hacienda nos retiene un 21% de IRPF en cada factura que emitimos a lo largo del año en España.


¡Y listo! He de precisar que los pasos 3 y 4 me los hace mi gestor, por lo que no me he extendido mucho en ellos. La cuestión fundamental con la que debes quedarte es que, para facturar a clientes de otros países, no tienes que cobrarles IVA ni IRPF, pero luego sí debes incluirlos en tus liquidaciones de IVA y de IRPF para que todo sea legal. La otra opción fácil es no emitir factura, pero como he dicho otras veces trabajar en negro es cortarse las alas antes de empezar a volar.

Una cosilla más: algunos clientes me piden que incluya en mis facturas la mención de que los impuestos correspondientes debe liquidarlos el prestador del servicio. Esto se debe a una cuestión técnica que se denomina “carga inversa del IVA” y que se explica aquí, está relacionado con el hecho de que no les estés cobrando el IVA a ellos.

Para facilitarte la tarea, a continuación puedes descargar el modelo de factura que utilizo habitualmente para los clientes extranjeros (está en inglés). ¡Espero que te sirva!



(para descargar pulsa el enlace y luego el icono de la flecha hacia abajo que aparece en la pantalla de Google Drive que se abrirá)  


Consejos para trabajar con clientes de otros países 


Además de la facturación, algo más complicada, trabajar para clientes en el extranjero también plantea otra serie de cuestiones que es conveniente tener en cuenta. A continuación te resumo algunos consejos que he aprendido a partir de mi experiencia:

Pide al menos el 50% de la factura por adelantado: si reclamar a un cliente que no paga de España ya es complicado, cuando se trata de un cliente extranjero se vuelve casi imposible. No es posible usar atajos como el procedimiento monitorio y el coste de una reclamación judicial en otro país es tan elevado que no vale la pena. Con más razón que nunca, te recomiendo no empezar a trabajar hasta haber cobrado al menos el 50% de la factura (y si puede ser el 100%). Si el cliente no está conforme, explícale que así lo haces cuando trabajas para otros países.

Especifica cuál será el medio de pago: las dos opciones más prácticas para recibir pagos desde el extranjero son Paypal o transferencia bancaria, por este orden. Con Paypal puedes cobrar al instante desde prácticamente cualquier país, aunque debes tener en cuenta que la empresa Paypal te retendrá un pequeño porcentaje del pago. Puedes ver las comisiones que aplican aquí. En cuanto a la transferencia bancaria, al ser una operación internacional genera comisiones que pueden ser bastante elevadas y además requiere disponer de una cuenta que permita realizar transferencias internacionales, algo que generalmente solo suele estar al alcance de las compañías medianas y grandes.
"En los presupuestos que mandes a clientes en el extranjero, especifica que las comisiones y gastos de las transferencias debe abonarlas el cliente o reducirán tus honorarios." 
Aclara quién asumirá las comisiones: en uno de los primeros trabajos que realicé para una empresa en el extranjero (una agencia de Nueva York) el cliente me mandó una transferencia con el pago al terminar el trabajo, pero la cantidad que recibí fue significativamente inferior a la acordado. ¿Qué ocurrió? Resulta que la entidad bancaria descontó del pago las comisiones aplicadas a la transacción. Reclamé a la empresa y esta se lavó las manos diciéndome que siempre lo hacían así y que debía haber preguntado antes (una prueba de que hay clientes caraduras en todas partes). ¿Solución? En todos los presupuestos que mandes a clientes en el extranjero, indica claramente que las comisiones y gastos de las transferencias o la forma de pago elegida debe abonarlas el cliente o bien se sumarán a la tarifa acordada.

Cuidado con el cambio de divisas: al preparar presupuestos o facturas para clientes de otros países, especifica que tus tarifas están indicadas en euros y que el cliente debe abonar la cantidad correspondiente de su moneda local que equivalga al importe en euros. Esto es especialmente importante cuando facturas a clientes de países cuya moneda tiene un cambio desfavorable respecto al euro, como puede ser el dólar de Estados Unidos y la mayoría de las monedas de Latinoamérica. En cambio, tengo clientes en Reino Unido que me pagan en libras la misma cantidad que yo les facturo en euros, por lo que salgo ganando con el cambio porque una libra vale ahora 1,20 euros aproximadamente. Averigua también si la entidad financiera a través de la cual recibirás el pago te cobrará comisión por convertir el dinero de otra moneda a euros. 

¿Trabajas para clientes de otros países? ¡Cuéntanos tu experiencia!


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2 comentarios:

  1. Hola buenas tardes tengo una pregunta, pero es a la inversa. Soy español pero tengo residencia fiscal en el extranjero, y pienso continuar viviendo fuera, en un pais fuera de la unión europea, voy a prestar servicios (por internet) a una empresa española, por varios meses o incluso años, pero me dice esta empresa que para pasar la fractura, debo darme de alta como autonomo, quisiera saber si tienes conocimiento de que alternativas tengo, muchas gracias.

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    Respuestas
    1. Hola Ivan:

      seguramente lo que más te conviene en este caso es una cooperativa de autónomos.


      Si buscas en Internet encontrarás mucha información sobre el tema.

      ¡Saludos!

      Roger

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Comentario pendiente de moderación. Muchas gracias.