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viernes, 2 de agosto de 2013

Cómo escribir cartas o e-mails comerciales para los clientes... ¡y dar en la diana!


Uno de los servicios que más clientes me ha permitido captar en los años que llevo como redactor freelance es escribir cartas comerciales. Se trata de una de las formas de marketing más elementales, que todas las empresas usan en algún momento. Sin embargo, raramente disponen de un redactor especializado en cartas comerciales, por lo que buscan a un profesional que pueda ocuparse de esta tarea. Ahí es donde entramos nosotros, los redactores freelance. Os voy a explicar cómo realizo este servicio.

Normalmente, las solicitudes de redacción de cartas comerciales que recibo funcionan de la siguiente manera. El cliente me contacta por e-mail o teléfono y me dice: “Necesito escribir una carta para vender productos o servicios y no sé cómo hacerlo para que quede bien. ¿Puedes ayudarme?”. Por supuesto que sí, solo es necesario seguir los pasos que indico a continuación:



Concretar el encargo: la mayoría de los clientes no suelen tener muy claro cuál es el enfoque y el contenido adecuado para una carta o e-mail comercial. Yo recomiendo un texto breve, de no más de una página en el caso de las cartas o de cuatro párrafos si se trata de un e-mail. También es necesario ser concreto y directo, definir un único mensaje o proposición de venta y exponerlo de manera que al receptor de la carta le quede claro qué es lo que le ofrece la empresa y qué tiene que hacer si le interesa.

Concretar el precio: mis tarifas para la redacción de textos comerciales oscilan entre los 18 € en el caso de un e-mail y los 36 € en el caso de una carta. En este caso, no suelo aplicar la tarifa por palabras debido a que las cartas comerciales son textos a los que es necesario dar muchas vueltas hasta encontrar el tono y el contenido perfectos; no puede faltar ni sobrar nada. Y eso requiere más dedicación de la que correspondería en función de su extensión. Como recomiendo siempre, y aún con más razón en estos casos ya que suele tratarse de nuevos clientes, solicito que me abonen el 100% de la tarifa antes de empezar a escribir.

Recopilar la información: normalmente le pido al cliente que me envíe un e-mail expresando qué es lo que quiere decir en la carta con sus propias palabras, sin esforzarse en ponerlo “bonito” (de eso ya me encargo yo) y adjuntando catálogos, folletos o cualquier otra documentación que tenga. Esto ofrece una buena base para empezar a escribir y además sirve de referencia en caso de que después se produzcan malentendidos respecto al contenido de la carta. También obliga al cliente a hacer un ejercicio de concreción.

Definir a quién se dirige: es necesario tener claro quién va a leer la carta: un consumidor, un cliente de empresa, un público especializado, etc. Esto aporta pistas respecto al tono y nivel del lenguaje apropiados para el comunicado. Además, conocer el tipo de cliente te ayudará a decidir si escribir la carta de “usted” (destinatarios formales) o de “tú” (más informales). 

Escribir la carta: para escribir una carta comercial, recomiendo seguir la siguiente estructura. En primer lugar, un asunto o encabezado que despierte el interés del lector y que le anime a leer el comunicado de inmediato. Por ejemplo, algunos títulos que he utilizado para mis últimas cartas: “Última oportunidad para…, Oferta por tiempo limitado…, ¿Quiere ahorrar dinero en…?”, etc.

  • En el primer párrafo suelo hacer una introducción de la empresa que escribe la carta. Por ejemplo: “Nos ponemos en contacto con usted desde la empresa xx para informarle de una oferta por tiempo limitado que le interesará…”
  • En el segundo párrafo describo la oferta, producto o servicio que se ofrece intentando no extenderme más de 2 o 3 líneas. Si es necesario explicar más, recomiendo al cliente adjuntar un catálogo, folleto o enlace a la página web.
  • En el tercer párrafo enumero los beneficios y ventajas que tiene la oferta, producto o servicio en forma de puntos o bullets. Conviene recordar que al cliente no le interesa saber los detalles técnicos, sino cómo lo que ofreces le resultará útil.
  • En el cuarto párrafo concreto los detalles, duración, condiciones, etc. de la oferta así como lo que tiene que hacer el cliente para beneficiarse de ella: llamar a un teléfono, responder al e-mail, pulsar en un enlace, etc. Esta llamada a la acción es muy importante porque, a menudo, los comunicados comerciales fallan en este punto: el cliente no sabe qué es lo que tiene que hacer a continuación, deja el mensaje de lado y nunca vuelve a acordarse.
  • Finalmente, en la última línea me despido agradeciéndole al destinatario su atención y recordándole cuál es la acción que debe realizar a continuación, además de apremiarle a hacerlo ahora mismo para no perder la oportunidad. Luego, en la firma de la carta o e-mail pongo siempre el nombre, cargo y empresa de la persona que lo envía; no hay nada más desconcertante que recibir un comunicado que no sabemos de dónde viene. 
Validar el texto con el cliente: una vez tengo preparada la primera versión de la carta o e-mail comercial, que procuro que no tarde más de 24 horas, se la mando al cliente para su revisión. En función de sus comentarios, introduzco los cambios necesarios y le envío una segunda versión de la carta. Si gestionas bien este proceso de revisión, normalmente con la segunda (máximo una tercera versión) es suficiente. Si te embarcas en una discusión interminable con cambios constantes, es que has fallado en alguno de los puntos anteriores o simplemente el cliente no sabe lo que quiere. Eso provocará que acabes perdiendo dinero por el tiempo adicional.

Bien, espero que estos consejos os parezcan interesantes y os animen a ofrecer el servicio de redacción de cartas comerciales a vuestros clientes. Como he dicho al principio, es un tipo de documento que todas las empresas necesitan en algún momento, por lo que resulta relativamente fácil de vender. Solo es necesario transmitir por qué un profesional como un redactor freelance es el más adecuado para preparar este tipo de documento y esforzarte por adaptarte a las expectativas del cliente. ¡Buena suerte!

¿Tus clientes te piden cartas comerciales? ¿Qué dudas sueles tener en este tipo de encargos?

1 comentario:

  1. Hola Roger :)

    Muy interesante el artículo, como siempre aportando datos útiles e invitándonos a pensar. Intervengo porque quisiera preguntarte a ti y a todos quienes quieran responder, cómo fue su primer año como redactores freelance, ¿cuánto tiempo les llevó hacerse de algunos clientes durante el mismo? Entiendo que en la respuesta a esta pregunta intervienen varios factores, como el tiempo que disponga cada uno para dedicarle a esta actividad, las áreas en las que se especialice, si tiene contactos, etc. Pero creo que para quienes estamos empezando, sería positivo compartir este punto.

    En mi caso, este es el primer año en el que estoy dedicando tiempo completo a conseguir clientes rentables. Durante los dos últimos años, mientras terminaba mis estudios, escribí para tres clientes que pagaban muy poco, 4 y 5 euros, por artículos de entre 400 a 600 palabras sobre trabajo y coaching, lo positivo fue que durante ese tiempo continué puliendo mi estilo y aprendí cosas que en la facultad no veía o que enseñaron un año después, sin embargo, ya no estoy dispuesta a aceptar esos precios.

    Actualmente, he pasado los últimos 4 meses insistiendo en la búsqueda de clientes, inscribiéndome en plataformas, mejorando algunos textos ya escritos y armando un portafolio. Hace algunos días escribí 3 artículos para un nuevo cliente sobre teletrabajo, cobré 10 euros por cada uno, aspiro a cobrar más pero es un avance. Debo decir que también le estoy dedicando bastante tiempo a mis clases de inglés, a fin de dar una imagen más clara de mi situación.

    Bueno, aquí dejo planteada la pregunta y el tema por si quieren seguirlo :). Gracias Roger por los consejos y saludos a todos,

    Carolina

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