Suscripción

lunes, 8 de abril de 2013

Paso a paso: cómo emitir una factura para trabajos de redactor freelance (incluye plantilla gratis)

Si no has trabajado nunca como autónomo, es posible que el tema de la facturación y las cuentas te dé un poco de miedo a la hora de plantearte establecerte como redactor freelance. La verdad es que no es tan complicado como parece: yo no soy especialmente hábil con los números y sin embargo me ocupo personalmente de la facturación y el control de mis cuentas. ¿Te cuento cómo?

Ya hemos comentado en anteriores artículos la conveniencia de darte de alta en el régimen de autónomos para poder trabajar como redactor freelance de forma legal y sin "cortarte las alas" a la hora de dirigirte a los clientes de empresa, que suelen exigir factura para contratar tus servicios. Además, ahora al menos en España los redactor@s jóvenes que inician su actividad lo tienen un poco más fácil con la "tarifa plana" de autónomos a 50 euros durante los primeros seis meses que aprobó recientemente el Gobierno.

Sin embargo, a pesar de todo esto, puede que se te haga un poco cuesta arriba tener que dedicarte a partir de ahora a preparar facturas, enviarlas a los clientes, controlar los pagos, liquidar impuestos, etc. A mí también me daba un poco de "miedo" al principio el asunto de facturar, pero enseguida aprendí a hacerlo y ahora estas tareas apenas me ocupan unas pocas horas cada mes.

Lo primero que debes saber es que, para poder emitir y gestionar facturas, no necesitas ser un experto en finanzas ni disponer de un programa de contabilidad. Yo lo hago todo con una sencilla hoja de cálculo de Excel que adapté de un modelo de Microsoft. Pero incluso conozco freelance que hacen sus facturas con un procesador de texto tipo Word... ¡y hasta con QuarkXpress!

Lo importante es que la factura que emitas contenga la siguiente información:

-Tus datos fiscales: nombre y apellidos o razón social (si te has constituido como una empresa), número o código de identificación fiscal (NIF o CIF según si eres autónomo o empresa) y dirección. También te recomiendo añadir tus datos de contacto como teléfono o e-mail para posibles consultas de los clientes en el momento de pagar ("no encuentro el número de cuenta", etc.)

-Los datos de la empresa o persona a la que facturas: al igual que en tu caso, nombre y apellidos o razón social, NIF/CIF y dirección.

-Número de factura: esto es muy importante. Cada factura que emitas debe tener un número correlativo que la identifique. Por ejemplo: 001, 002, 003, etc. No puedes emitir dos facturas con la misma numeración en el mismo año, pero sí usar series diferentes. Por ejemplo: A-001 para las facturas a clientes españoles y B-001 para facturas a clientes de otros países.

-Descripción: aquí debes poner el concepto que le estás facturando al cliente, por ejemplo: "Redacción artículo blog" o "Corrección textos web". Si hay varios conceptos, es mejor que los detalles uno debajo del otro en lugar de ponerlos todos dentro de una descripción general, pero eso dependerá también de las preferencias o manías del cliente a la hora de facturarle.

-Base imponible: el coste del servicio facturado antes de impuestos (se llama así porque a partir de este importe se calculan los impuestos). Por ejemplo: 100 euros.

-IVA: el tipo impositivo que aplicas del Impuesto sobre el Valor Añadido (generalmente será del 21%). Más información aquí.

-IRPF: la retención que el cliente debe aplicarte sobre el importe facturado (actualmente del 19% a menos que te puedas acoger a algún tipo reducido). Este dinero se descuenta de tus ganancias y luego el cliente lo debe entregar a Hacienda.

-Total factura: la cantidad que debe abonarte el cliente una vez sumado a la base imponible el IVA y descontado el IRPF. Como en España actualmente ambos son del 21%, el total de la factura suele ser igual a la base imponible. Es decir: 100 euros + 21% de IVA igual a 121 euros, menos 21% de IRPF = 100 euros.

-Otros: no es obligatorio, pero yo he optado por indicar en las facturas mi número de cuenta bancaria, cuenta de Paypal o sistema de pago que use el cliente. Así me ahorro tener que enviárselo en un documento aparte o que el pago se retrase porque lo ha "perdido".

Por supuesto, puedes adornar tu factura con un logotipo o cualquier otro elemento que desees para embellecerla. Pero la información básica que debe contener es la que te he indicado. Luego, al final de cada trimestre tendrás que recopilar todas las facturas emitidas y liquidar el IVA correspondiente. Algo de lo que hablaré otro día, porque la normativa a este respecto está a punto de cambiar.

Para llevar el control a la hora de hacer esta liquidación de IVA y verificar quién me ha pagado y quién no las facturas emitidas, tengo otro fichero de Excel con una hoja para cada trimestre donde voy anotando los datos básicos de cada factura y su estado.




INSTRUCCIONES PARA DESCARGAR
Pulsa el botón descargar o la imagen de la plantilla. Se abrirá una página de Google Docs donde puedes ver el documento. Para bajarlo, busca el icono con la flecha hacia abajo que aparece arriba o al lado del documento. En un momento, el fichero se bajará a tu PC.

Finalmente, si te gusta el modelo de factura que ves en la imagen, puedes bajarte una plantilla de factura gratis aquí. ¡Espero que te sea útil!


¿Tienes alguna duda sobre la facturación como redactor freelance? ¡Pregunta!


5 comentarios:

  1. De vez en cuando redacto libros como autora (aunque no tengo derechos de autor, ya que és propiedad intelectual compartida)que cobro a cuenta de royaltis. ¿Sabes si es obligatorio estar de alta como autónoma? Si sólo hago un par de colecciones al año (es decir que hago dos facturas a cuenta de royaltis futuros) tendría que darme de alta dos meses al año? Declaro IRPF pero no IVA (antes me dedicaba fulltime a la redacción y estava de alta de autónomos, declaraba IVA... ahora sólo muy esporádicamente)
    Gracias.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola:

      gracias por tu mensaje.

      Respecto a tu consulta, te recomiendo leer el siguiente artículo publicado en el blog:

      http://www.redactorfreelance.com/2012/11/la-fiscalidad-de-un-redactor-freelance.html

      En el texto, un experto en materia fiscal explica cuándo es necesario darse de alta como autónomo.

      Espero que te sea útil.

      Saludos cordiales,

      Roger

      Eliminar
  2. Hola! He visto que comentáis sobre autónomos y facturación. Os recomiendo Flowsme (www.flowsme.com) como gestor de facturas en la nube!
    Saludos,

    ResponderEliminar
  3. Hola, muchas gracias!!! Acabas de sacarme de apuros...

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. ¡Me alegro! Esa es la idea de este blog, ofrecer respuestas que no existían cuando yo empecé con este trabajo... ¡Saludos!

      Eliminar

Comentario pendiente de moderación. Muchas gracias.