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viernes, 7 de septiembre de 2012

Cómo preparar un presupuesto para proyectos de redacción


Una de las tareas más delicadas para un redactor freelance es preparar presupuestos para los clientes. Tras el contacto inicial, el presupuesto que envíes es el elemento que determinará si el cliente te encarga su proyecto o escoge a otro. Además, el presupuesto condiciona lo que vas a cobrar: una vez has propuesto un precio, es difícil que el cliente acepte modificarlo.


La preparación de presupuestos es todo un “arte” que, en mi ya bastante dilatada carrera como redactor freelance, todavía no he conseguido dominar del todo. A continuación os resumo los pasos que considero hay que seguir para elaborar un presupuesto en condiciones:

1. Analiza las necesidades del cliente: aunque sería lo deseable, lo cierto es que raramente los clientes de servicios de redacción envían un briefing detallado explicando lo que necesitan. Por lo general, se limitan a llamarte o mandarte un e-mail con unas instrucciones básicas: “Necesito un documento de tal tipo, más o menos de esta extensión, para tal día, bonito, etc.”

Sin embargo, antes de dar precios o preparar un presupuesto, te recomiendo llamar al cliente o enviarle un cuestionario por e-mail para obtener la siguiente información: qué tipo de documento o texto necesita exactamente; si irá impreso o se publicará en la web; de qué fuentes de información dispone para documentarte; cuándo necesita el texto; si tiene otros documentos de referencia; el estilo que prefiere (formal o directo); quién leerá ese texto; los mensajes o palabras clave que desea destacar; etc. Todo esto te permitirá hacerte una idea más aproximada del trabajo que supone el proyecto y del tiempo que necesitarás para hacerlo antes de comprometerte.

2. Haz una estimación de tiempo y esfuerzo: con la información que has obtenido sobre el proyecto en el paso anterior, podrás valorar el tiempo y esfuerzo que te supondrá el proyecto para calcular tu tarifa.

Yo normalmente intento estimar el número de palabras aproximado que tendrá el documento final y aplico unas tarifas por palabra que puedes ver en este enlace. Importante: a esta tarifa por palabra recomiendo añadirle un coste adicional que cubra el tiempo que dedicarás a revisar documentación, hablar con el cliente, inspeccionar su página en Internet, etc. Debes tener en cuenta que el trabajo del redactor no consiste únicamente en escribir. En los casos en que resulta difícil cobrar por palabra (por ejemplo un texto breve) entonces aplico una tarifa por hora que actualmente tengo cifrada en 36 € / hora + IVA.

Otro consejo que me parece esencial: sobre todo al principio, los freelance tendemos a vendernos muy baratos para atraer a los clientes. Esto es contraproducente, porque acabas haciendo trabajos que no te salen rentables. Por eso, recomiendo añadir un 30% adicional a la cantidad que has estimado inicialmente para cubrir las posibles desviaciones que aparezcan.

3. Propón un precio o prepara un presupuesto: al principio de trabajar como redactor freelance, preparaba un presupuesto formal para todos y cada uno de los clientes que me contactaban. Era un pequeño dossier donde explicaba el servicio, las tarifas, condiciones, etc. Aunque tal vez no siempre resulte necesario tomarse todo este trabajo...

Me explico: sigo pensando que preparar un presupuesto completo es lo más recomendable, porque cuanta más información tenga el cliente mejor valorará tu propuesta y darás una imagen más profesional. Pero seamos sinceros: la mayoría de los presupuestos que envías no son aceptados o nunca vuelves a saber nada del cliente. Por lo tanto, ¿vale la pena dedicar tanto tiempo a preparar presupuestos? He optado por hacerlo sólo en clientes de proyectos de envergadura, con experiencia en la valoración de este tipo de servicios o que me confirman que valorarán varias propuestas antes de decidir.

Al resto de los clientes, especialmente a los que no veo muy claro que me vayan a contratar, les envío un e-mail indicando el precio del servicio, las características básicas del texto que les voy a desarrollar y las condiciones de pago. He de decir que el volumen de clientes que me contratan a partir de un presupuesto formal o de un mensaje simple de este tipo es muy similar. Pulsa aquí para descargar gratis plantillas y modelos de presupuestos de redacción.

4. Realiza un seguimiento: una vez hayas enviado el presupuesto, no te conformes con esperar a que el cliente te responda. Te recomiendo pedirle que te confirme su correcta recepción y te avise cuando lo haya revisado. Si no da noticias, mándale un mensaje o llámale para que te informe sobre cómo ha quedado el tema. En caso de que finalmente no haya elegido tu propuesta, pregúntale para averiguar qué aspectos no le han parecido adecuados y así sabrás qué debes mejorar en tu próximo presupuesto. Finalmente, recomiendo archivar todos los presupuestos y propuestas que hayas preparado. De esta forma, podrás reutilizarlos la próxima vez que te pidan algo similar y te ahorrarás volver a escribirlo todo de nuevo.

¿Qué dudas tienes sobre cómo preparar un buen presupuesto?

3 comentarios:

  1. Muy buena entrada, Roger! Realmente, lo que comentas aquí no es nada nuevo, pues a todos nos ha pasado esto de qué presupuesto enviar. Ayudas mucho con tus sugerencias.

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  2. Qué bien que te sigo desde hace tiempo, este post hoy me ha servido de mucho, y lo tenía guardado para releerlo cuando lo necesitara
    Te doy una idea para un post, que hace un rato estuve buscando la información por internet: Formatos de presupuestos :)

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    Respuestas
    1. Hola Laura:

      muchas gracias por tu mensaje, me parece muy interesante la sugerencia.

      De hecho, había empezado a preparar un artículo sobre el tema hace tiempo pero lo dejé a medias.

      ¡Prometo recuperarlo pronto!

      Saludos,

      Roger

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